Tek kaynaktan doğrudan temin, piyasada yalnız bir firmanın teklif vermesiyle kendiliğinden oluşan bir yöntem değildir. 4734 sayılı Kanunun 22/a, 22/b ve 22/c bentleri farklı hukuki ve teknik şartlara dayanır. İhtiyacın yalnız tek kişi tarafından karşılanabilmesi, özel bir hakkın yalnız tek kişide bulunması veya mevcut sistemle uyum ve standardizasyon için ilk sağlayıcıdan tamamlayıcı alım yapılmasının zorunlu olması ayrı ayrı araştırılmalı ve belgelenmelidir.
Bu bentlerde parasal limitin altında kalmak temel gerekçe değildir; asıl konu rekabetin neden nesnel olarak mümkün olmadığıdır. Firma yazısı veya alışkanlık tek başına yeterli dayanak oluşturmaz. Piyasanın araştırılması, alternatiflerin elenme nedenleri, özel hakkın kapsamı ya da teknik uyumun zorunluluğu dosyada gösterilmelidir. Bu rehber 22/a, 22/b ve 22/c farklarını, gerekli standart formları, fiyat araştırmasını, doğrudan teminde sözleşme ve süre kurallarını uygulama odaklı biçimde açıklar.
Tek kaynak kavramını doğru kurma
Tek kaynak, idarenin tercih ettiği veya daha önce çalıştığı firma demek değildir. İhtiyacın belirli özellikleri nedeniyle piyasada yalnız bir gerçek veya tüzel kişinin hukuken ya da fiilen karşılayabildiği nesnel durum bulunmalıdır. İdare önce ihtiyacını tarafsız tanımlar, sonra alternatif sağlayıcı ve çözümleri araştırır. Sonuç yalnız tek kaynağı gösteriyorsa gerekçeyi belgeye bağlar.
Alım konusu gereksiz biçimde dar tanımlanarak yapay tek kaynak oluşturulmamalıdır. Belirli marka yerine aynı amacı karşılayan alternatif teknoloji veya ürünler değerlendirilir. Kullanım amacı daha geniş seçenekle sağlanabiliyorsa yalnız mevcut kullanıcının tercihi tek kaynağa yeterli olmaz. Teknik birimin görüşü ile piyasa verisi birlikte incelenmelidir.
22/a: İhtiyacın yalnız tek kişi tarafından karşılanabilmesi
22/a bendi, ihtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edildiği durumlara yöneliktir. Belirli coğrafi yerde başka sağlayıcı bulunmaması, özgün uzmanlık, yalnız üretici veya dağıtım yapısı gibi somut koşullar gündeme gelebilir. Ancak internet araştırması yapılmadan veya yakın pazardaki seçenekler incelenmeden tek sağlayıcı sonucuna varılmamalıdır.
Tespitte ihtiyacın ayrıntılı tanımı, araştırılan piyasa, ulaşılan firmalar, üretici veya dağıtıcı kayıtları ve alternatiflerin neden uygun olmadığı gösterilir. Teklif vermeyen firmaların bulunması, ihtiyacı karşılayabilecek başka kişi olmadığı anlamına gelmez. Sağlayıcı sayısı ile teklif sayısı birbirinden ayrılmalıdır.
22/b: Özel hak sahipliği
22/b bendi, yalnız gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaçla ilgili özel bir hakka sahip olduğu durumları kapsar. Patent, telif, lisans, münhasır yetki veya benzeri haklar düşünülebilir. Hakkın varlığı kadar alım konusu ihtiyacı gerçekten kapsaması ve başka bir kişinin hukuken aynı çözümü sunamaması gerekir. Genel bayilik yazısı her zaman münhasır hak kanıtı değildir.
Özel hakkın sahibi, geçerlilik süresi, coğrafi kapsamı ve yetkilendirme zinciri doğrulanır. Üretici yazısı alınmışsa düzenleyen kişinin yetkisi ve belgenin hangi ürün veya hizmeti kapsadığı incelenir. Aynı işlevi farklı teknolojiyle karşılayan alternatif varsa ihtiyacın neden yalnız bu özel hak üzerinden karşılanması gerektiği ayrıca açıklanır.
22/c: Uyum ve standardizasyon
22/c bendi, mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyum ve standardizasyon için zorunlu tamamlayıcı mal ve hizmetlerin ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden teminine imkan verir. İlk alımla somut bağlantı bulunmalı, farklı sağlayıcıdan alımın teknik uyumsuzluk, işletme sorunu veya orantısız maliyet doğuracağı nesnel biçimde gösterilmelidir.
Bu bent sınırsız devam alımı yetkisi değildir. Alım asıl sözleşmeye dayanmalı ve düzenlenecek sözleşmelerin toplam süresi üç yılı geçmemelidir. İlk alımın kimden, hangi sözleşmeyle ve ne zaman yapıldığı; tamamlayıcı ihtiyacın kapsamı ve uyum zorunluluğu teknik raporda gösterilir. Yeni ve bağımsız ihtiyacın eski sisteme bağlanarak sürekli aynı firmadan alınması uygun olmaz.
Bent seçimi için karşılaştırmalı kontrol
Sorun piyasada fiilen tek sağlayıcı bulunmasıysa 22/a; ihtiyaçla ilgili özel hakkın tek kişide olmasıysa 22/b; mevcut sistemle uyum için ilk sağlayıcıdan tamamlayıcı alım zorunluysa 22/c değerlendirilir. Aynı olayda birden fazla özellik görülebilir, ancak onay ve gerekçe belgesinde esas alınan bent ile kanıtlar açık olmalıdır.
Yanlış bent seçimi yalnız şekil hatası değildir; aranacak belgeleri ve sözleşme koşullarını değiştirir. “Tek yetkili satıcı” ifadesi bazen 22/a, bazen özel hakkın kapsamına göre 22/b tartışması doğurabilir. Firma beyanı yerine idarenin kendi araştırması ve hukukî değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Tek kaynak formu ve destekleyici belgeler
İlgili ihale uygulama yönetmeliklerinin ekindeki 22/a, 22/b ve 22/c bentleri kapsamında tek kaynaktan temin edilen mallara veya hizmetlere ilişkin standart formlar, gerekçenin sistematik kurulmasına yardımcı olur. Alım türüne uygun güncel form kullanılmalı; eski veya farklı alım türüne ait şablon kopyalanmamalıdır. Form alanları somut bilgiyle doldurulur.
Teknik rapor, üretici veya hak sahibi yazısı, patent-lisans kaydı, dağıtıcı belgesi, asıl sözleşme, envanter ve uyumluluk analizi destekleyici ekler olabilir. Her belge aynı sonuca hizmet etmeli ve tarihleri güncel olmalıdır. Yabancı dildeki kritik belgeler için anlaşılır çeviri veya açıklama dosyada tutulur.
Fiyat araştırması ve pazarlık
Tek kaynağın oluşması fiyatın araştırılmasını gereksiz kılmaz. Aynı kişinin geçmiş satışları, kamu veya özel sektör fiyatları, kataloglar, üretici listeleri, benzer ürünler, işçilik ve maliyet unsurları incelenebilir. Fiyatın makul olup olmadığı somut veriyle değerlendirilir. Tek teklif, tek başına piyasa fiyat araştırması tutanağının bütün gerekçesini oluşturmaz.
İdare teknik koşul ve fiyat üzerinde görüşme yapabilir; iskonto, teslim, garanti, bakım ve ödeme koşullarını müzakere edebilir. Karşılaştırma kaynağı sınırlıysa bunun nedeni ve kullanılan yöntem açıkça yazılır. Dövizli fiyat, lisans dönemi veya yurt dışı maliyet varsa kur tarihi ve vergiler belirtilir.
Sözleşme, süre ve dosya kontrolü
Teslimi veya ifası belirli süre gerektiren doğrudan teminler sözleşmeye bağlanır. 22/c alımlarında sözleşme ve toplam üç yıllık süre kuralı özellikle kontrol edilir. Sözleşmede kapsam, bedel, teslim, kabul, fikrî hak, lisans, destek, garanti ve ödeme koşulları ihtiyaca göre düzenlenir. Tek kaynağın pazarlık gücü, belirsiz sözleşme kabul etmeyi gerektirmez.
Dosya kapatılmadan doğrudan temin onay belgesi, doğru bent, standart form, teknik ve hukukî kanıtlar, fiyat araştırması, sözleşme, teslim, kabul ve ödeme belgeleri birlikte incelenir. MDT 360 belgeler arasındaki dosya bilgisini düzenlemeye yardımcı olabilir; tek kaynağın oluştuğuna ve seçilen bendin uygunluğuna ilişkin değerlendirme idarenin sorumluluğundadır.
- İhtiyacı marka yerine işlevle tanımlayın
- Alternatif sağlayıcı ve çözümleri araştırın
- 22/a, 22/b ve 22/c farkını somut olaya göre belirleyin
- Alım türüne uygun güncel tek kaynak formunu kullanın
- Firma beyanını bağımsız belgelerle doğrulayın
- Tek kaynağa rağmen fiyatın makullüğünü araştırın
- 22/c sözleşmesi ve üç yıllık süre sınırını kontrol edin
Sık sorulan sorular
22/a ile 22/b arasındaki fark nedir?
22/a ihtiyacın fiilen yalnız tek kişi tarafından karşılanabilmesine; 22/b ise ihtiyaçla ilgili özel bir hakkın yalnız tek kişide bulunmasına dayanır.
22/c doğrudan temin hangi durumda kullanılır?
Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyum ve standardizasyon için zorunlu tamamlayıcı mal veya hizmetin ilk alım yapılan kişiden alınması gerektiğinde, diğer koşullar da sağlanıyorsa değerlendirilir.
Tek kaynaktan alımda fiyat araştırması yapılır mı?
Evet. Başka sağlayıcı bulunmaması, teklif edilen fiyatın otomatik olarak makul olduğu anlamına gelmez. Geçmiş satışlar, kataloglar, benzer çözümler ve maliyet unsurları araştırılabilir.
Tek yetkili satıcı yazısı yeterli midir?
Tek başına her durumda yeterli değildir. Belgenin kapsamı, düzenleyenin yetkisi, alternatif sağlayıcılar ve ihtiyacın hangi bent koşulunu karşıladığı idarece ayrıca incelenmelidir.
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.