Proforma fatura, satıcının planlanan mal veya hizmet için fiyat ve koşulları önceden bildirdiği belgedir. Doğrudan temin dosyasında fiyat araştırmasına veri sağlayabilir; ancak üzerinde ‘fatura’ kelimesi bulunması onu gerçekleşmiş teslimin vergi mevzuatına uygun nihai faturası yapmaz. Belgenin hangi aşamada ve hangi amaçla alındığı açık tutulmalıdır.
Bu rehber, genel ticari proforma anlatımından farklı olarak kamu satın alma dosyasındaki kullanıma odaklanır. Üniversite veya proje birimlerinin kendi formlarıyla yürüttüğü süreçler, tüm 22/d alımları için koşulsuz kural olarak kabul edilmemelidir. Kurumun bağlı olduğu satın alma ve harcama belgeleri düzeni ayrıca kontrol edilir.
Proforma, teklif mektubu ve fatura aynı şey mi?
Fiyat teklif mektubu, firmanın talebe verdiği fiyat ve koşul yanıtıdır. Proforma da benzer bilgileri satıcının ön belge düzeni içinde sunabilir. Nihai fatura ise gerçekleşen işlemle ilgili vergi belgesidir. Proformadaki fiyatın kabul edilmiş olması, teslimin gerçekleştiğini ya da bütün ödeme şartlarının tamamlandığını göstermez.
Belgeleri yalnız başlığına göre değil, içerdiği koşullara göre okuyun. Teklif niteliğindeki bir belgeye eklenen imza, onay veya atıf başka hukuki sonuçlar doğurabilir. Özellikle tarafların karşılıklı yükümlülük üstlendiği metinlerde sözleşme ve damga vergisi değerlendirmesi ayrıca yapılır.
| Belge | Ne gösterir? | Neyin yerine geçmez? |
|---|---|---|
| Fiyat teklif mektubu | Firmanın kapsam, bedel ve teslim önerisi | Teslim ve kabul kaydı |
| Proforma fatura | Planlanan işlemin fiyat ve koşul özeti | Vergi mevzuatına uygun nihai fatura |
| Nihai fatura | Gerçekleşen işlemin faturalanan içeriği | Tek başına muayene ve kabul belgesi |
Proforma faturada kontrol edilecek alanlar
Satıcının unvanı ve vergi bilgisi, alıcı idare, belge tarihi, ürün tanımı, miktar, birim fiyat, toplam, vergi bilgisi, para birimi, teslim süresi ve geçerlilik koşulları okunabilir olmalıdır. Bir ürün kodu yazılmışsa açıklamasının teknik ihtiyacı gerçekten karşılayıp karşılamadığı da incelenir. Yalnız marka/model ve tek toplam bulunan bir belge, kapsamı karşılaştırmak için yetersiz kalabilir.
Ürüne dahil aksesuar, lisans, kurulum, eğitim veya nakliye varsa bunların bedeldeki yeri belirtilmelidir. ‘Cihaz bedeli’ ile ‘çalışır halde teslim bedeli’ aynı şey olmayabilir. Fiyat araştırması yapılırken tüm firmalardan aynı teslim kapsamı istenmesi, ucuz görünen fakat eksik kalan proformaları ayırt etmeyi sağlar.
Cihaz alımı üzerinden örnek karşılaştırma
Örnek senaryoda iki firma aynı teknik koşulları sağlayan bir cihaz sunmaktadır. A firmasının proforması 25.000 TL cihaz bedeli ve 2.000 TL kurulum içerirken B firması kurulum dahil 26.000 TL istemektedir. Tutarlar varsayımsal ve KDV hariçtir. Yalnız cihaz satırına bakıldığında A firması ucuz görünür; aynı kapsamda karşılaştırılan toplam bedeller farklı sonuç verir.
A firmasının 27.000 TL, B firmasının 26.000 TL toplamı ancak garanti, teslim ve teknik uygunluk eşitse anlamlı biçimde karşılaştırılabilir. Kurulumun idare tarafından yapılacağı yeni bir koşul oluşursa bütün firmalar için kapsam yeniden netleştirilmelidir. İlk kapsamla alınmış fiyatları sonradan başka kapsamın bedeli gibi kullanmak doğru bir karşılaştırma sağlamaz.
Proforma fatura ile ödeme yapılır mı?
Proforma, olağan teslim sonrası ödemenin kanıtlayıcı belgelerini kendiliğinden tamamlamaz. Nihai fatura veya mevzuatın kabul ettiği eşdeğer belge, teslim ve kabul kaydı ve ilgili harcama belgeleri değerlendirilir. Ön ödeme söz konusuysa ayrı ön ödeme kuralları ve yetkilendirme aranır; proformanın varlığından otomatik avans hakkı çıkarılamaz.
Satıcının proforma üzerine banka hesabı yazması da kamu idaresine doğrudan havale yetkisi vermez. Ödemenin yapılacağı kişi, hesap, vergi bilgisi ve belge bağlantısı mali süreçte doğrulanır. Proforma, sipariş ve nihai fatura farklı şirket unvanları içeriyorsa bu fark açıklığa kavuşturulmadan aynı satıcı kabul edilmemelidir.
Tek kaynak ve projeye özel süreçlerde dikkat edilecekler
Tek kaynaktan doğrudan temin dosyasında tek satıcının proformasının bulunması, tek kaynak gerekçesini kendi başına kanıtlamaz. Hangi kanun hükmünün uygulanacağı ve alternatifin neden bulunmadığı ayrıca belgelenir. Proforma fiyatı gösterirken tek kaynak formu ve teknik gerekçe başka soruları cevaplar.
BAP, dış kaynaklı proje veya özel bütçe uygulamalarında proforma istenmesi, bu süreçlerin ödenek ve onay düzeniyle ilgili olabilir. Başka bir kurumun web sayfasındaki proje limiti ya da belge sırası genel doğrudan temin limiti olarak aktarılmamalıdır. Kaynak okunurken hangi bütçe ve hukuki kapsam için hazırlanmış olduğuna bakılır.
Son proformadan nihai faturaya kontrol listesi
Sipariş öncesinde fiyatın geçerliliğini, teslim koşullarını ve son sürümünü teyit edin. Teslim sonrasında nihai faturadaki miktar, ürün ve birim fiyatı kabul edilen teklif ve teslim kaydıyla karşılaştırın. Dövizli bir proformada kurun hangi tarihe göre belirleneceği ve fiyatın hangi para birimiyle sabitlendiği açık olmalıdır.
MDT 360 dosyasına proformayı anlaşılır bir adla eklemek, son teklif ve fatura arasındaki farkları izlemenizi kolaylaştırır. Belgelerin adlarında tarih ve sürüm bilgisi kullanmak eski fiyatın yanlışlıkla yeniden seçilmesi riskini azaltır. Proformanın belge niteliği, ödeme yetkisi ve vergi uygulaması ilgili birimlerce ayrıca kontrol edilir.
- Proforma hangi ihtiyaç ve teknik eke bağlı?
- Fiyatlar aynı miktar, birim ve kapsam için mi?
- Kurulum, kargo, vergi ve para birimi açık mı?
- Son fiyat ve geçerlilik süresi teyit edildi mi?
- Nihai fatura ile teslim ve kabul kayıtları eşleşiyor mu?
Sık sorulan sorular
Proforma fatura normal faturanın yerine geçer mi?+
Hayır. Proforma ön fiyat ve koşul bildirimi niteliğindedir; vergi mevzuatına uygun nihai faturanın yerine kullanılamaz.
Tek proforma tek kaynaktan temin için yeterli mi?+
Hayır. Tek kaynak gerekçesi ve uygulanacak hukuki dayanak ayrıca belgelenmelidir.
Proforma ile fiyat teklifi arasındaki fark nedir?+
İkisi de planlanan işlem için fiyat ve koşul içerebilir. Biçimleri farklı olsa da karşılaştırmada gerçek kapsam ve koşullar esas alınır.
Proformadaki fiyat faturada değişirse ne yapılır?+
Kabul edilen teklif, sipariş koşulları ve değişikliğin dayanağı incelenir. Fark açıklığa kavuşturulmadan ödeme evrakı tamamlanmış sayılmaz.
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.