Doğrudan teminde teslim edilen malın, hizmetin veya yapım işinin kararlaştırılan koşullara uygunluğu kontrol edilmelidir. Fatura, bu kontrolün ve kabul kaydının yerine tek başına geçmez. Muayene; miktar, teknik özellik ve işin gerçekleşmesini incelemektir. Kabul ise inceleme sonucunun yetkili kişilerce uygun bulunup belgelendirilmesidir.
Her doğrudan temin alımında ihale muayene ve kabul yönetmelikleri kapsamında komisyon kurulması genel bir zorunluluk değildir. Ticaret Bakanlığının 100 Soruda Doğrudan Temin rehberi, 31. soruda bu ayrımı açıklar. Bununla birlikte kurumun özel düzenlemesi, görevlendirmesi veya sözleşmesi komisyon öngörebilir. Aşağıda bu ayrımı, tutanak örneğini ve alım türlerine göre kontrolleri bulabilirsiniz.
Doğrudan teminde muayene kabul komisyonu zorunlu mu?
Ticaret Bakanlığı rehberinin 31. sorusuna göre, doğrudan temin ihale usulü olmadığından ihale muayene ve kabul yönetmeliklerinin komisyon kurma hükümleri doğrudan temine kendiliğinden uygulanmaz. Bu açıklama teslimin kontrol edilmeden kabul edilebileceği anlamına gelmez. İdare, satın aldığı işin alım belgelerine uygunluğunu tespit etmelidir.
Önce kurumun özel kabul düzenlemesini ve sipariş veya sözleşmedeki kabul hükümlerini inceleyin. Komisyon öngörülüyorsa yapısını ve görevlerini buna göre belirleyin. Teknik inceleme gereken işlerde uzmanların katılımıyla komisyon oluşturulması, Bakanlık rehberinde de uygun bir uygulama olarak değerlendirilir.
Muayene kabul tutanağı örneği ve Word indirme
Ücretsiz Word örneği mal alımı için hazırlanmıştır. İdare ve dosya bilgileri, teslim ve inceleme tarihleri, kalem kontrol tablosu, eksiklikler, sonuç ve imza alanları içerir. Resmî standart form değildir; kurumunuzun zorunlu formu varsa onu kullanın. Hizmet ve yapım işlerinde bu örneği doğrudan kullanmak yerine işe uygun kabul veya hakediş belgelerini hazırlayın.
Dosyada kişi sayısı sabitlenmemiştir. Görevlendirmede belirlenen bütün görevliler veya komisyon üyeleri için imza satırlarını çoğaltın. Uygun, eksik ve reddedilen kalemleri ayrı kaydedin; teslim alınmamış malı veya yapılmamış incelemeyi yapılmış gibi göstermeyin.
| Alan | Yazılacak bilgi |
|---|---|
| İdare ve dosya | Birim, dosya numarası, onay ve sipariş/sözleşme bilgisi |
| Firma ve teslim | Yüklenici unvanı, teslim tarihi ve yeri, irsaliye/fatura bilgisi |
| Kalem ve miktar | Malın tanımı, birim, sipariş ve teslim miktarı, incelenen miktar |
| Kontrol yöntemi | Sayım, ölçüm, numune karşılaştırması veya çalışma testi ve bulguları |
| Sonuç ve eksiklikler | Uygun, eksik veya reddedilen kalemler ve gerekçeleri |
| Ekler | Test raporu, fotoğraf, seri numarası listesi ve diğer kanıtlar |
| Tarih ve imzalar | İnceleme/tutanak tarihleri; görevli adı, unvanı, görevi ve imzası |
Muayene kabul komisyonu kaç kişi olur?
Doğrudan teminin bütün türlerine uygulanacak sabit bir komisyon sayısı yoktur. 4735 sayılı Kanunun 11. maddesindeki en az üç kişilik komisyon kuralı, o Kanunun kapsamındaki alımlar içindir; bunu her 22. madde alımına otomatik olarak aktarmayın. Doğrudan teminde komisyon öngören özel düzenleme, sözleşme veya görevlendirme varsa üye sayısını ve uzmanlık şartını oradan belirleyin.
Mal, hizmet veya yapım işi adı tek başına kişi sayısını belirlemez. Aşağıdaki tablo sayısal bir atama kuralı değil, doğru kabul düzenini bulmak için kontrol sırasıdır. Dayanak: Ticaret Bakanlığı rehberi soru 31, sayfa 208–214; ilgili muayene ve kabul yönetmeliklerinin kapsam hükümleri.
| Alım türü | Kontrolü kim yapar? | Dayanak ve dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Mal alımı | İdarece görevlendirilen kişiler veya öngörülmüşse komisyon | Kurumun özel düzenlemesi, sipariş/sözleşme ve görevlendirme; taşınır kayıt göreviyle kabul görevi karıştırılmaz. |
| Hizmet alımı | İşe uygun teknik bilgisi olan görevliler veya öngörülmüşse komisyon | Hizmet çıktıları, sözleşme ve kurum düzeni; kontrol teşkilatı ile kabul görevlerinin ayrılığı ayrıca incelenir. |
| Yapım işi | İmalatı değerlendirebilen teknik görevliler veya öngörülmüşse komisyon | Proje, sözleşme ve özel kabul hükümleri; varsa geçici/kesin kabul ve hakediş düzeni izlenir. |
Tutanağı kim imzalar ve görevlendirme nasıl yapılır?
Tutanağı, muayene ve kabul için yetkili biçimde görevlendirilen ve incelemeyi yapan kişiler imzalar. Komisyon oluşturulmuşsa üyeler görevlendirmedeki sıfatlarıyla gösterilir. Kurum düzeninin gerektirdiği ayrıca onay veya diğer imzalar da tamamlanır. Görevlendirmede işin adı, kapsamı, görevli adları, unvanları ve görevleri açık olmalıdır.
Görevlendirmeyi teslimden sonra geriye dönük tarihleyerek oluşturmayın. Teknik bilgisi olmayan kişiyi yalnız üye sayısını tamamlamak için seçmeyin. İmza yetkileri için doğrudan teminde görev ve imzalar rehberini inceleyin.
Piyasa fiyat araştırmasını yapan kişinin kabulde görev alıp alamayacağını, ilgili özel yasaklar ve kurumun görev ayrılığı kuralları üzerinden belirleyin. Hizmetin denetiminde görev almak ile fiyat araştırması yapmak aynı görev değildir. Birine ilişkin kuralı diğerine otomatik uygulamayın.
Mal, hizmet ve yapım işlerinde muayene kabul nasıl yapılır?
Kontrole başlamadan onay belgesini, seçilen teklifi, sipariş/sözleşmeyi ve teknik şartnameyi birlikte hazırlayın. Belgelerde çelişki varsa kabul kararı vermeden açıklığa kavuşturun. Fatura veya irsaliyedeki adın siparişle aynı olması, teknik uygunluğu tek başına kanıtlamaz.
Hizmet alımında sürenin dolması tek başına yeterli değildir. Örneğin bakım hizmetinde hangi cihazlarda hangi işlemlerin yapıldığı, servis raporları ve çalışma sonuçları incelenir. Yapım işinde üzeri kapanacak imalatın kontrolü son güne bırakılmaz; ölçüm ve ara kayıtlar zamanında tutulur.
| Alım türü | Neyi kontrol ederim? | Nasıl belgelendiririm? |
|---|---|---|
| Mal | Miktar, teknik özellikler, kararlaştırılmış model, hasar, son kullanma tarihi, kurulum ve çalışma | Sayım ve test sonucu; gerekiyorsa seri numarası, numune karşılaştırması ve garanti belgesi |
| Hizmet | Gerçekleşen işler, dönem, raporlar, hizmet seviyesi ve sözleşmedeki çıktılar | Servis/iş raporu, ölçüm, kullanıcı birim teyidi ve gerekiyorsa hakediş dayanakları |
| Yapım | Proje ve mahal listesine uygunluk, imalat miktarı, ölçüler ve kalite | Ölçüm, test, fotoğraf, ara tutanak ve ilgili kabul/hakediş belgeleri |
Muayene kabul tutanağı nasıl hazırlanır?
Önce dosya, yüklenici ve teslim bilgilerini yazın. Her kalemde sipariş edilen, teslim edilen ve kontrol edilen miktarı ayırın. Kontrol yöntemini ve bulguyu somutlaştırın: “uygundur” ifadesinin yanına neyin sayıldığı, ölçüldüğü veya test edildiği anlaşılmalıdır.
Örnek kayıt: “Sipariş edilen 10 adet sandalyenin tamamı sayıldı. İki sandalyenin oturma yüzeyinde kırık tespit edildi; bu iki adet uygun bulunmadı ve fotoğraflar Ek 1'e alındı.” Bu kayıt, kalan kısmın otomatik olarak kısmi kabul edilebileceği anlamına gelmez; kısmi kabul imkânı ayrıca incelenir.
Teslim, inceleme, tutanak ve varsa onay tarihlerini birbirinden ayırın. Tutanak fiilen yapılan incelemeyi yansıtmalı; fatura tarihine uydurmak amacıyla geriye tarihlenmemelidir. Ekleri adlandırıp imzalı son sürümle birlikte saklayın. Önceden boş imzalanmış tutanak gerçek kontrolü kanıtlamaz.
Eksik veya ayıplı teslimde kabul ve ödeme yapılır mı?
Eksikliği kalem, miktar ve karşılanmayan teknik koşulla birlikte yazın. Uygun olmayan teslimi koşulsuz uygun gibi kaydetmeyin. Sözleşme ve uygulanacak kurallara göre tamamlama, değiştirme, düzeltme veya ret işlemini yürütün; yükleniciye yapılan bildirimi ve varsa verilen süreyi dosyada saklayın.
Kısmi kabul ve buna bağlı ödeme ancak uygulanacak düzenleme ve sözleşme buna izin veriyorsa ele alınır. Kabul edilmeyen kısmı kabul edilmiş gibi ödeme dosyasına dahil etmeyin. Eksik bulundu diye bütün dosyalar için tek bir ödeme sonucu çıkarılamaz; eksikliğin niteliği ve sözleşmedeki yaptırımlar önemlidir.
Teslimden ödeme dosyasına işlem sırası
Teslim → belge ve teknik kontrol → kabul sonucu ve tutanak → alıma uygun ek belgeler → ödeme dosyası. Eksiklik veya ret varsa uygun kabul kaydı üretmek yerine düzeltme sürecini izleyin.
Mal alımında taşınır kaydı gerektiren durumlarda TİF/VİF ve MYS işlemlerini ayrıca tamamlayın. Taşınır işlem fişini hizmet ve yapım dahil bütün alımlar için ortak bir adım gibi değerlendirmeyin. Hizmet veya yapım işinde hakediş ve diğer dayanaklar gerekiyorsa ilgili ödeme düzenine göre hazırlayın.
Kabul edilen miktarı fatura ve ödeme miktarıyla karşılaştırın. Ödeme emri eklerini ve gerekli evraklar listesini kullanarak dosyayı tamamlayın. Görevlendirme, inceleme kayıtları, tutanak ve eklerini kurumun arşiv ve saklama düzenine göre aynı işlemle ilişkilendirin.
- Görevlendirme ve uygulanacak kabul düzeni belli mi?
- Şartname, teklif ve sipariş birbiriyle uyumlu mu?
- Kontrol edilen kalem ve miktarlar açık mı?
- Eksiklikler, test sonuçları ve ekler kayıtlı mı?
- Gerçek inceleme tarihleri ve yetkili imzalar tamam mı?
- Kabul, fatura ve ödeme miktarları uyumlu mu?
Kabul komisyonu ile ihale komisyonunun farkı
İhale komisyonu, ihale sürecindeki teklif değerlendirme görevini yürütür. Muayene ve kabul görevlileri ise teslim edilen işin kararlaştırılan koşullara uygunluğunu inceler. Doğrudan teminde ihale komisyonu kurma zorunluluğunun bulunmaması teslim kontrolünü ortadan kaldırmaz; ihale komisyonu için öngörülen üye yapısı da kabul görevlilerine kendiliğinden uygulanmaz.
MDT 360, dosya, komisyon ve belge bilgilerini düzenlemeye yardımcı olur. Malın veya işin gerçekten incelenmesi, bulguların kayda geçirilmesi ve yetkili imzaların tamamlanması ilgili görevlilerin sorumluluğundadır.
Sık sorulan sorular
Doğrudan teminde muayene kabul komisyonu zorunlu mu?+
Ticaret Bakanlığı rehberinin 31. sorusuna göre ihale muayene ve kabul yönetmelikleri kapsamında komisyon kurulması genel bir zorunluluk değildir. Teslimin uygunluğu yine kontrol edilmelidir. Kurumun özel düzenlemesi veya sözleşmesi komisyon öngörüyorsa buna uyulur.
Doğrudan temin muayene kabul komisyonu kaç kişiden oluşur?+
Bütün doğrudan teminler için sabit sayı yoktur. Komisyon öngören kurum düzenlemesi, sözleşme veya görevlendirmedeki sayı ve uzmanlık koşulları esas alınır. 4735 sayılı Kanunun 11. maddesindeki en az üç kişi kuralı her doğrudan temine otomatik uygulanmaz.
Muayene kabul tutanağı Word örneği var mı?+
Bu sayfada mal alımı için ücretsiz, düzenlenebilir Word tutanak örneği bulunur. Örnek resmî standart form değildir; kurumun zorunlu formuna ve alımın özelliklerine göre uyarlanmalıdır.
Muayene kabul tutanağını kim imzalar?+
Muayene ve kabul için yetkili biçimde görevlendirilen ve incelemeyi yapan kişiler imzalar. Komisyon varsa üyeler görevleriyle gösterilir; kurum düzenindeki ek imza ve onaylar da tamamlanır.
Hizmet alımında muayene kabul nasıl yapılır?+
Sözleşmede istenen işlerin ve çıktıların gerçekleşmesi; dönem, servis veya iş raporları ve diğer kanıtlarla kontrol edilir. Yalnız sürenin dolması yeterli değildir. Sonuç işe uygun kabul ve gerekiyorsa hakediş belgeleriyle kaydedilir.
Fatura muayene kabul yerine geçer mi?+
Hayır. Fatura, teslimin miktar ve teknik koşullara uygunluğunu tek başına kanıtlamaz. Fiilî kontrolün ve kabul sonucunun ayrıca belgelenmesi gerekir.
Kabulde eksik çıkarsa ödeme yapılır mı?+
Eksiklik tutanağa yazılır ve uygun olmayan kısım kabul edilmiş gibi ödemeye dahil edilmez. Düzeltme, ret veya varsa kısmi kabul ve ödeme imkânı, ilgili düzenleme ve sözleşmeye göre belirlenir.
Muayene kabul tutanağında hangi tarih yazılır?+
Teslim, fiilî inceleme ve tutanağın düzenlenme tarihleri ayrı gösterilir; varsa onay tarihi de ayrıca kaydedilir. Fatura tarihine uydurmak için geriye dönük tarih kullanılmaz.
Muayene kabul tutanağı kimde saklanır?+
İmzalı tutanak ve inceleme ekleri, kurumun belge yönetimi ve arşiv düzenine göre ilgili satın alma veya ödeme dosyasıyla ilişkilendirilerek saklanır. Nüsha ve saklama süresi kurumun uygulanacak kurallarına göre belirlenir.
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.