Doğrudan teminde muayene ve kabul, alınan malın, hizmetin veya yapım işinin sipariş ve teknik koşullara uygun olup olmadığını belirleyen aşamadır. Doğrudan teminin ihale usulü olmaması teslim kontrolünü ortadan kaldırmaz. Fatura düzenlenmiş olması tek başına işin doğru ve eksiksiz gerçekleştirildiğini kanıtlamaz. Ödeme öncesinde miktar, kalite, süre ve diğer yükümlülükler yetkili kişilerce kontrol edilmeli; sonucun niteliğine uygun bir kayıtla belgelendirilmesi gerekir.
Muayene kabul komisyonu kaç kişi olur sorusuna bütün doğrudan teminler için tek bir rakamla cevap vermek yanıltıcı olabilir. Uygulanacak kabul düzeni; alım türü, doğrudan teminde sözleşme hükümleri, ilgili yönetmelikler, merkezi yönetim harcama belgeleri ve kurum içi düzenlemeler birlikte değerlendirilerek belirlenir. Basit teslimde görevlilerin sayım ve uygunluk kaydı yeterli görülebilirken teknik veya riskli işlerde uzmanların bulunduğu komisyon ve ayrıntılı test gerekebilir. Bu rehber kararın nasıl kurulacağını ve tutanağın nasıl hazırlanacağını açıklar.
Muayene ve kabul neden gereklidir?
Muayene, teslim edilen işin önceden kararlaştırılan özelliklerle karşılaştırılmasıdır; kabul ise bu kontrol sonucunda idarenin teslimi uygun bulduğunu gösterir. Amaç yalnız adet saymak değildir. Ürün doğru modelde olsa bile eksik aksesuar, hasar, yanlış ölçü veya çalışmayan parça bulunabilir. Hizmette rapor, süre, personel veya çıktı; yapım işinde imalat miktarı ve kalite kontrol edilir.
Kabul kaydı ödeme belgesinin dayanaklarından biri olabilir ve taşınır işlemleriyle bağlantı kurar. Kontrolün zamanında yapılması, ayıbın yükleniciye bildirilmesini ve düzeltme imkanını korur. Kullanıma alınan malın aylar sonra incelenmesi ispatı zorlaştırır. Teslim yeri ve sorumlu birim bu nedenle sipariş aşamasında belirlenmelidir.
Komisyon mu, görevli kişi mi?
Doğrudan teminde ihale komisyonu kurma zorunluluğu bulunmaz; piyasa araştırması harcama yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişilerce yapılabilir. Muayene kabul görevi ise ihale komisyonundan farklıdır. Kabulde kaç kişinin görev alacağına karar verilirken alım türüne ilişkin kabul düzenlemeleri, sözleşme ve kurum yönergesi kontrol edilmelidir. İhale komisyonu kuralını doğrudan kabul komisyonuna aynen aktarmak doğru değildir.
Teknik özellik taşıyan işlerde en az bir veya daha fazla alan uzmanının bulunması sağlıklı kontroldür. Büyük, riskli veya çok kalemli teslimlerde tek kişinin değerlendirmesi yeterli olmayabilir. Kurum belirli sayıda üyeden oluşan komisyon öngörüyorsa görevlendirme buna göre yapılır. Üyeler teslimden önce şartnameyi, teklifi ve siparişi inceleyebilecek zamana sahip olmalıdır.
Görevlendirme ve görev ayrılığı
Muayene ve kabulü yapacak kişiler ad, unvan ve görevleriyle yazılı olarak belirlenir. Asıl ve yedek üye düzeni kurumun kuralına göre kurulabilir. Görevlendirme teslimden sonra geriye dönük tarihli yapılmamalıdır. Teknik bilgisi olmayan personele yalnız sayı tamamlamak için sorumluluk verilmesi, kontrolün gerçek niteliğini zayıflatır.
Piyasa araştırmasını yapan kişi ile kabul görevlisinin aynı olması her durumda otomatik olarak yasak veya uygun kabul edilmemelidir; özel mevzuat, iç kontrol ve işin riski birlikte değerlendirilir. Görev ayrılığı mümkün olduğunda karar ve kontrolün bağımsızlığını güçlendirir. Personel imkanının sınırlı olduğu durumda ek teknik görüş, test raporu veya kullanıcı birim teyidi alınabilir.
Kontrolden önce hazırlanacak belgeler
Kabul görevlilerinin önünde doğrudan temin onay belgesi, kalem listesi, uygun bulunan teklif, sipariş veya sözleşme ve varsa numune kaydı bulunmalıdır. Doğrudan teminde teknik şartname hazırlanmışsa bu belge de kontrol dosyasına eklenmelidir. Farklı belgelerde çelişki varsa teslimden önce açıklığa kavuşturulur. Hangi belgenin öncelikli olduğu sözleşmede düzenlenmiş olabilir. Kontrol listesi şartnamedeki zorunlu ölçütlerden üretilir.
Fatura, irsaliye, garanti belgesi, lisans, servis formu, eğitim belgesi, test sertifikası veya menşe belgesi işin özelliğine göre teslim paketinde aranabilir. Belgenin yalnız varlığı değil, satın alınan kalemle ve seri numarasıyla uyumu da kontrol edilir. Eksik evrak kabul sonucuna ve ödeme zamanına açıkça yansıtılır.
Mal, hizmet ve yapım işlerinde kontrol
Mal alımında adet, birim, marka-model ancak kararlaştırılmışsa model, teknik özellik, ambalaj, hasar, son kullanma tarihi, kurulum ve çalışma testi incelenir. Numune üzerinden alım yapılmışsa teslim edilen ürün numuneyle karşılaştırılır. Rastgele örnekleme kullanılacaksa yöntemin ürünün niteliğine uygun olması gerekir; kritik ürünlerde daha kapsamlı kontrol yapılabilir.
Hizmet alımında yalnız sürenin geçmesi kabul için yeterli değildir; raporlar, gerçekleştirilen işler, hizmet seviyesi ve varsa kullanıcı onayları değerlendirilir. Yapım işinde ölçüm, imalat kalitesi, proje ve mahal listesi esas alınır. Gizli kalan işler zamanında kontrol edilmeli; fotoğraf, ölçüm veya ara tutanakla belgelendirilmelidir.
Eksik, ayıplı veya şartnameye aykırı teslim
Kontrolde aykırılık görülürse sorun somut olarak yazılır. “Uygun değildir” demek yerine hangi kalemin hangi teknik koşulu karşılamadığı, eksik miktar veya hasar açıklanır. Sözleşme ve sipariş koşullarına göre düzeltme, tamamlama, değiştirme veya ret işlemi uygulanır. Yükleniciye süre verilecekse başlangıç ve son tarih kayıt altına alınır.
Kısmi kabul yalnız mevzuat ve sözleşme buna imkan veriyorsa değerlendirilir. Uygun olmayan kısmın bedeli ödemeye dahil edilmemelidir. Acil ihtiyaç gerekçesiyle şartnameye aykırı ürünün sözlü onayla kullanılması hem kaliteyi hem sorumluluğu belirsizleştirir. Değişiklik zorunluysa yetkili karar ve eşdeğerlik değerlendirmesi yazılı olmalıdır.
Muayene kabul tutanağında bulunması gerekenler
Tutanakta idarenin ve dosyanın adı, onay veya sipariş bilgisi, yüklenici, teslim tarihi ve yeri, incelenen kalemler, miktarlar, uygulanan kontrol yöntemi ve sonuç bulunmalıdır. Uygun bulunan, eksik veya reddedilen kalemler birbirinden ayrılır. Varsa test raporu, fotoğraf, seri numarası listesi ve diğer ekler açıkça gösterilir.
Görevlilerin adı, unvanı, imzası ve tutanak tarihi tamamlanır. Tarih, teslim ve fatura sırasıyla mantıklı olmalıdır. Elektronik kayıt kullanılıyorsa imzalı son sürüm korunur. Önceden boş imzalanmış veya her işe aynı metinle çoğaltılmış tutanak, gerçek kontrolü kanıtlamaz. Tutanak kısa olabilir fakat neyin nasıl incelendiğini anlaşılır biçimde göstermelidir.
Ödeme, arşiv ve son kontrol
Kabul sonucu fatura, taşınır işlem fişi, hakediş ve ödeme emriyle tutarlı olmalıdır. Kabul edilen miktar ile ödenen miktar arasında fark varsa nedeni belgelenir. Garanti başlangıcı veya bakım süresi kabul tarihine bağlanmışsa takip kaydı oluşturulur. Reddedilen ya da düzeltilmesi beklenen iş için ödeme süreci erken başlatılmaz.
Dosya kapatılmadan görevlendirme, şartname, teklif, sipariş, teslim belgesi, tutanak ve ekler birlikte kontrol edilir. MDT 360 komisyon ve belge bilgilerini aynı dosyada düzenlemeye yardımcı olur; teslimin gerçekten uygun olduğuna ilişkin inceleme ve imza görevlilerin sorumluluğundadır. Kurumun özel kabul yönergesi ve işlem tarihindeki mevzuat her alımda ayrıca doğrulanmalıdır.
- Kabul düzenini alım türüne göre belirleyin
- Teknik bilgisi uygun görevlileri yazılı atayın
- Şartname ve seçilen teklifi kontrol öncesinde hazırlayın
- Aykırılığı ölçülebilir biçimde tutanağa yazın
- Kabul edilen miktarı fatura ve ödemeyle eşleştirin
- İmzalı tutanak ile test eklerini aynı dosyada saklayın
Sık sorulan sorular
Doğrudan teminde muayene kabul yapılır mı?
Evet. Teslim edilen mal, hizmet veya yapım işinin kararlaştırılan koşullara uygunluğu ödeme öncesinde kontrol edilip alımın niteliğine uygun belgeyle kayıt altına alınmalıdır.
Muayene kabul komisyonu kaç kişiden oluşur?
Bütün doğrudan teminler için tek sayı vermek doğru değildir. Alım türüne ilişkin yönetmelik, sözleşme ve kurum içi düzenleme kontrol edilerek görevli veya komisyon yapısı belirlenir.
Piyasa araştırması yapan kişi kabul komisyonunda olabilir mi?
Özel düzenlemeler ve kurumun iç kontrol yaklaşımı incelenmelidir. Görev ayrılığı mümkünse kontrolü güçlendirir; personel imkanına göre yetkili birim karar vermelidir.
Fatura muayene kabul yerine geçer mi?
Hayır. Fatura bedeli gösterir; teslimin miktar ve teknik koşullara uygunluğunu tek başına kanıtlamaz.
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.