Doğrudan Temin Teklif Mektubu Örneği: Form ve Birim Fiyat Cetveli Nasıl Doldurulur?

Teklif isteme yazısı ile teklif mektubu arasındaki fark

Teklif isteme yazısını idare hazırlar. Bu yazı, alınacak ürünleri, teknik özellikleri, miktarları, son teklif zamanını ve teslim yerini tanımlar. Firma tarafından verilen teklif ise bu talebe karşılık önerilen fiyatı ve koşulları içerir. Talep yazısına yalnız firma kaşesi basılması, fiyat ve kapsam alanları boşsa yeterli bir fiyat teklifi oluşturmaz.

Birden çok firmaya farklı miktar veya farklı ürün tanımı gönderildiğinde ortaya çıkan fiyatlar aynı ihtiyacın fiyatı değildir. Örneğin bir firmadan 500 yapraklık paket, diğerinden beş paketlik koli için fiyat istemek birim dönüştürülmeden karşılaştırılamaz. Doğrudan temin teklif formu hazırlanırken birimlerin ilk aşamada ortaklaştırılması bu hatayı önler.

Doldurulmuş birim fiyat teklif cetveli örneği

Örnek senaryoda idare 20 paket fotokopi kâğıdı ve 100 adet tükenmez kalem istemektedir. Kâğıdın boyutu, gramajı ve paket içeriği teknik ekte belirtilmiş kabul edilmiştir. Tablodaki fiyatlar varsayımsaldır; piyasa rayici veya güncel satın alma önerisi değildir. Satır tutarı, miktar ile birim fiyatın çarpılmasıyla bulunur.

Teklif mektubunun metin ve firma alanları

Örnek ana metin şöyle kurulabilir: ‘İdarenizin belirtilen kırtasiye ihtiyacını, ekli cetveldeki miktar ve teknik özelliklere uygun olarak KDV hariç toplam 4.200,00 TL bedelle karşılamayı teklif ediyoruz. Teslim süresi sipariş bildiriminin ardından beş iş günüdür. Teklifimiz belirtilen tarihe kadar geçerlidir.’ Bu ifade, gerçek teslim koşullarına ve idarenin talep metnine göre değiştirilmelidir.

Firma unvanı, vergi kimlik bilgisi, iletişim adresi, teklif tarihi ve teklifi veren kişinin yetkisi açık olmalıdır. Rakamla ve yazıyla toplam birlikte kullanılıyorsa iki alanın tutarlılığı kontrol edilir. Fizikî ve elektronik tekliflerin imza yöntemi aynı değildir; EKAP üzerinden verilecek e-fiyat teklifinde ilgili sistemin güncel işlemleri izlenir.

KDV, teslim ve teklif geçerliliği nasıl yazılır?

KDV hariç bedel, uygulanacak vergi ve vergi dahil toplam birbirinden ayrılmalıdır. Farklı vergi uygulamasına tabi ürünleri tek oranla toplamak yerine kalemlerin durumları ayrıca değerlendirilir. Örnekte KDV tutarı verilmemesinin nedeni, ürünün gerçek vergi uygulamasının işlem tarihinde doğrulanması gereğidir. Teklif karşılaştırmasında bedeller aynı vergi esasına getirilir.

Teslim süresi ‘hemen’ veya ‘uygun zamanda’ gibi yoruma açık bırakılmamalıdır. Sürenin hangi olayla başladığı, kargo ve taşımanın bedele dahil olup olmadığı, teslim adresi ve gerekiyorsa kurulum şartı belirtilir. Teklif geçerlilik tarihi ile teslim tarihi farklıdır: biri fiyatın ne zamana kadar bağlayıcı tutulduğunu, diğeri işin ne zaman tamamlanacağını anlatır.

Teklifleri karşılaştırmadan önce yapılacak kontroller

Teklif cetvelindeki satırları ihtiyacın teknik tanımıyla eşleştirin. Firma muadil ürün öneriyorsa bunun istenen ölçütleri karşılayıp karşılamadığını ayrıca inceleyin. Daha düşük fiyat, farklı paket büyüklüğü veya eksik teslim kapsamından kaynaklanabilir. Piyasa fiyat araştırması yapılırken bu farklar görünür tutulmalı; yalnız toplam rakam üzerinden karar verilmemelidir.

Teklifte sonradan değişiklik gerekiyorsa firmanın yeni tarihli ve izlenebilir düzeltmesini alın. Eski teklifteki bedeli idare personelinin tek başına değiştirerek yeni teklif gibi kullanması doğru kayıt düzeni sağlamaz. Nihai fiyat teklifi ile sipariş, teslim ve fatura aynı ürün, miktar ve bedel esasını izlemelidir.

• Talep ve teklif aynı teknik kapsamı içeriyor mu?
• Paket, koli, adet ve miktar bilgileri eşleşiyor mu?
• Satır çarpımları ile toplam doğru mu?
• KDV, kargo ve teslim koşulları açık mı?
• Firma ve yetki bilgileri tamam mı?
• Geçerlilik tarihi değerlendirme zamanını kapsıyor mu?

Teklif formundan değerlendirme dosyasına geçiş

Toplam teklif değerlendirmesi ile kalem bazında değerlendirme farklı sonuçlar doğurabilir. İdarenin uygulayacağı yöntem, teklif isteyen belgelerle uyumlu olmalıdır. Firmaların uygun teklifleri ortak bir karşılaştırma tablosuna aktarılır; seçim gerekçesi ile dayanak teklifler birlikte saklanır.

MDT 360’ta teklif ve belge hazırlarken aynı kalem adını, miktarı ve birimi kullanmak aktarım hatalarını azaltmaya yardımcı olur. Yazılımın ürettiği cetvel, teklif verenin beyanı veya idarenin kontrolü yerine geçmez. Belgeyi dışarı aktarmadan önce satır tutarlarını ve firmanın verdiği gerçek koşulları son kez karşılaştırın.