Doğrudan temin süreci, yalnızca birkaç firmadan fiyat alıp en düşük teklifi seçmekten ibaret değildir. İhtiyacın doğduğu andan ödeme ve arşive kadar birbiriyle bağlantılı kararlar bulunur. İlk aşamadaki eksik bir tanım, fiyatların karşılaştırılamamasına; yanlış bent seçimi, işlemin hukukî dayanağının zayıflamasına; teslim ve kabul kaydının eksikliği ise ödeme sürecinde sorun yaşanmasına neden olabilir.
Bu adım adım rehber, standart bir doğrudan temin dosyasının nasıl kurulacağını gösterir. Her kurumun teşkilat yapısı, iç kontrol düzeni ve alımın niteliği farklı olabilir. Bu nedenle aşağıdaki akış, kurum içi yönerge ve güncel mevzuatla birlikte uygulanmalıdır.
1. İhtiyacın belirlenmesi ve planlama
Sürecin başlangıç noktası, gerçek ve ölçülebilir bir ihtiyacın ortaya konulmasıdır. Talep sahibi birim; alınacak mal, hizmet veya yapım işini, miktarı, kullanım amacını, teslim yerini ve ihtiyaç tarihini açıklamalıdır. “Muhtelif malzeme” gibi geniş ifadeler yerine kalem bazında anlaşılır tanımlar yapılması, hem piyasa araştırmasını hem de daha sonraki kabul kontrolünü kolaylaştırır. Marka veya modele yönlendiren ifadeler ancak teknik zorunluluk ve mevzuat çerçevesinde değerlendirilmelidir.
Planlama aşamasında benzer ihtiyaçların yıl içinde tekrar edip etmediği incelenir. Öngörülebilir ve bütünlük taşıyan ihtiyaçları sırf doğrudan temin limitinin altında kalmak için bölmek uygun değildir. Satın alma planı, geçmiş tüketim verisi ve stok durumu birlikte kontrol edildiğinde gereksiz veya mükerrer alım riski azalır. İhtiyacın hangi tarihte karşılanması gerektiği de gerçekçi olarak belirlenmelidir.
2. Hukukî dayanak, limit ve ödenek kontrolü
İhtiyaç tanımlandıktan sonra 4734 sayılı Kanunun 22’nci maddesindeki uygun bent belirlenir. Her bent farklı şartlara dayanır; bu nedenle parasal limit altındaki bir alım ile tek kaynaktan yapılacak bir alımın gerekçesi aynı değildir. 22/d uygulanacaksa alım tarihi itibarıyla geçerli parasal limit, idarenin büyükşehir belediyesi sınırları içinde bulunup bulunmadığına göre resmî tablodan doğrulanır. Yaklaşık maliyetin KDV hariç esaslarla ve karşılaştırılabilir verilerle hazırlanması önemlidir.
Kullanılabilir ödenek bulunmadan alım sürecinin ilerletilmemesi gerekir. Bütçe tertibi, ekonomik kod ve gerekiyorsa yatırım proje numarası kontrol edilir. Ödenek kontrolü yalnızca bir form alanı değildir; alımın bütçeyle bağlantısını gösterir. Bu aşamada alımın başka bir mevzuat, istisna veya özel izin kapsamında olup olmadığı da değerlendirilir. Tereddüt varsa yetkili mali hizmetler veya hukuk biriminden görüş alınması, daha sonra yapılacak düzeltmelerden daha sağlıklıdır.
3. Teknik kapsam ve yaklaşık maliyet
Piyasadan sağlıklı fiyat alınabilmesi için isteğin kapsamı herkes tarafından aynı anlaşılmalıdır. Mal alımında temel teknik özellikler, miktar ve birim; hizmette işin kapsamı, personel veya çıktı beklentisi, süre ve yer; yapım işinde imalat tanımları ve ölçüler açıkça yazılır. Teknik şartname gerekip gerekmediği alımın niteliğine göre belirlenir. Basit alımlarda ayrıntılı kalem listesi yeterli olabilirken karmaşık işlerde şartname ve keşif özeti gerekebilir.
Yaklaşık maliyet, bütçe planlaması ve uygulanacak yöntemin doğrulanması için alımdan önce hazırlanır. Geçmiş sözleşmeler, güncel kataloglar, kamu tarifeleri, üretici veya satıcı fiyatları ve piyasa araştırması kullanılabilir. Verilerin tarihi, kapsamı, KDV ve nakliye durumu belirtilmelidir. Eski bir fiyat güncelleniyorsa kullanılan endeks ve hesap yöntemi dosyada görülebilmelidir. Yaklaşık maliyetin tahmini niteliği, belgesiz veya rastgele belirlenebileceği anlamına gelmez.
4. Onay belgesi ve görevlendirme
Doğrudan temin onay belgesi; ihtiyacın konusunu, niteliğini, yaklaşık maliyetini, kullanılabilir ödeneği, uygulanacak doğrudan temin bendini ve görevlendirilen kişileri bir araya getirir. Harcama yetkilisinin onayı, araştırma ve temin işlemlerinin yetkili bir süreç içinde yürütüldüğünü gösterir. Kurumunuzun kullandığı standart forma ve imza düzenine uyulmalıdır. Onaydan önceki bilgi ve hesaplar tamamlanmalı, sonradan geriye dönük belge üretme alışkanlığından kaçınılmalıdır.
Piyasa fiyat araştırması yapacak kişi veya kişiler, alım konusu hakkında yeterli bilgiye erişebilmelidir. Görev dağılımı net olduğunda fiyatların kim tarafından, ne zaman ve hangi yöntemle toplandığı izlenebilir. Kanun, doğrudan teminde ihale komisyonu kurulmasını zorunlu tutmasa da idare işin kapsamına göre birden fazla görevli belirleyebilir. Görevlilerin çıkar çatışması ve gizlilik gibi kurum içi kurallara uyması gerekir.
5. Piyasa fiyat araştırması ve tekliflerin değerlendirilmesi
Fiyat araştırmasının amacı yalnızca üç rakamı yan yana getirmek değil, ihtiyacın piyasa koşullarındaki makul bedelini ve uygun sağlayıcıyı belirlemektir. Teklif isteme metni bütün adaylara aynı teknik ve ticari koşulları vermelidir. Birim, miktar, teslim süresi, nakliye, montaj, garanti, KDV ve ödeme koşulları açıkça yazılır. E-posta, imzalı teklif, katalog veya EKAP e-fiyat teklifi gibi yöntemlerden yararlanılabilir; kaynağın ve tarihin doğrulanabilir olması gerekir.
Teklifler ortak bir tabloda karşılaştırılır. Teknik şartı karşılamayan teklif sırf düşük olduğu için seçilmez; uygunsuzluğun gerekçesi kaydedilir. Toplam fiyat üzerinden veya kalem bazında değerlendirme yapılacaksa yöntem baştan belirlenir. Aşırı farklı fiyatlar görüldüğünde miktar, birim, para birimi ve vergi dahil olma durumu yeniden kontrol edilir. Uygun teklifin seçimi fiyatın yanı sıra teslim, kalite ve diğer ihtiyaç şartlarıyla gerekçelendirilir.
6. Sipariş, sözleşme, teslim ve kabul
Seçilen sağlayıcıya sipariş verilirken teklif ile sipariş kapsamının aynı olması sağlanır. İşin niteliği, süresi, garanti, cezai şart, fikrî hak veya kişisel veri gibi konular yazılı düzenleme gerektiriyorsa sözleşme hazırlanır. Doğrudan teminde her işlem için sözleşme zorunluluğu aynı şekilde doğmasa da süreli ve karmaşık işlerde tarafların yükümlülüklerini yazılı hale getirmek uyuşmazlık riskini azaltır. Damga vergisi ve diğer mali yükümlülükler ayrıca değerlendirilmelidir.
Teslim edilen mal veya gerçekleştirilen hizmet, sipariş ve teknik şartlara göre kontrol edilir. Doğrudan teminde muayene ve kabul görevlileri teslim miktarını, niteliğini, hasar veya eksikleri ve gerekiyorsa garanti belgelerini inceler. Uygun olmayan teslim doğrudan kabul edilmemeli; eksiklik ve yapılacak işlem tutanakla kayıt altına alınmalıdır. Kabul belgesi ödeme sürecinin önemli dayanaklarından biridir ve gerçekte yapılmayan bir kontrolü varmış gibi göstermemelidir.
7. Ödeme, sonuç kaydı ve arşiv
Ödeme dosyasında fatura, onay, piyasa araştırması, sipariş veya sözleşme, teslim ve kabul belgeleri ile kurumun mali mevzuatına göre aranan diğer evrak birbirini doğrulamalıdır. Faturadaki unvan, miktar, birim fiyat ve toplam tutar seçilen teklifle karşılaştırılır. Vergi, hakediş, kesinti ve bütçe kodları kontrol edilir. Elektronik fatura kullanılsa bile alım dosyasındaki karar ve kabul kayıtlarıyla bağlantı kurulmalıdır.
Sürecin sonunda gerekli sonuç bilgileri güncel EKAP kurallarına göre kaydedilir. Dosya, yalnızca ödeme yapılıncaya kadar değil, kurumun saklama planındaki süre boyunca erişilebilir tutulur. Dijital arşivde dosya adlandırma, erişim yetkisi, yedekleme ve değişiklik kaydı önemlidir. MDT 360’daki dışa aktarma ve belge merkezi özellikleri düzenli çıktı alınmasına yardımcı olur; nihai resmî arşiv ve yedekleme sorumluluğu kullanıcı kurumundadır.
Süreç kontrol listesi
İyi bir kontrol listesi, her dosyada aynı kalite seviyesini korur. İşlem tamamlanmadan önce ihtiyacın bütçe ve satın alma planıyla uyumu, doğru madde bendi, güncel limit, yaklaşık maliyet kaynakları, onay tarihi, tekliflerin karşılaştırılabilirliği, seçimin gerekçesi, teslim-kabul kaydı ve ödeme evrakı gözden geçirilmelidir. Eksik alan varsa dosya tamamlandı durumuna alınmadan önce düzeltilmelidir.
Düzenli süreç yönetimi yalnızca denetim için değil, kurum hafızası için de değerlidir. Geçmiş fiyatlara, firmalara, kalemlere ve gerçekleşen alım tutarlarına erişim sonraki planlamaları güçlendirir. Ancak geçmiş kayıtlar güncel piyasa fiyatının yerine otomatik olarak kullanılmamalı; tarih ve koşul farkı mutlaka dikkate alınmalıdır.
- İhtiyaç ve kapsam açık
- Doğru bent ve güncel limit doğrulandı
- Ödenek ve yaklaşık maliyet kayıtlı
- Fiyat kaynakları karşılaştırılabilir
- Seçim gerekçesi yazılı
- Teslim, kabul, ödeme ve arşiv tamam
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.