Doğrudan teminde sözleşme zorunlu mu sorusunun tek kelimelik cevabı yoktur. Doğrudan temin kapsamında her alım için sözleşme imzalanması genel bir zorunluluk değildir; ancak malın teslimi, hizmetin sunumu veya yapım işinin gerçekleştirilmesi belirli bir süre gerektiriyorsa alımın sözleşmeye bağlanması gerekir. Ayrıca mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyum ve standardizasyon amacı taşıyan 4734 sayılı Kanunun 22/c bendi kapsamındaki alımlarda sözleşme zorunludur ve bu kapsamdaki sözleşmenin süresi üç yılı geçemez.
Sözleşme kararı yalnız “zorunlu mu, değil mi?” sorusuyla bitmez. Tarafların yükümlülükleri, teslim ve kabul ölçütleri, teminat, gecikme, ödeme, vergi ve arşiv etkileri birlikte değerlendirilmelidir. Basit ve aynı gün teslim edilen standart bir mal alımıyla aylar süren bakım hizmetinin riski aynı değildir. Bu rehber, KİK’in güncel eğitim içeriklerine dayanarak sözleşme kararını, damga vergisi ve karar pulu incelemesini, teminat tercihlerini ve muayene-kabul düzenini uygulama açısından ele alır. Vergi oranları ve özel durumlar işlem tarihinde mali birim tarafından doğrulanmalıdır.
Doğrudan teminde genel sözleşme kuralı
Doğrudan temin bir ihale usulü olmadığı için ihale süreçlerindeki standart sözleşme zorunluluğu bütün alımlara aynen uygulanmaz. İhtiyaç hemen teslim edilen, kapsamı açık ve ek yükümlülük doğurmayan standart bir mal ise teklif, sipariş, teslim ve fatura belgeleri yeterli görülebilir. Yine de idare işin riskine göre isteğe bağlı yazılı sözleşme düzenleyebilir.
Sözleşme yapılmaması, tarafların sorumluluğunun belirsiz bırakılması anlamına gelmemelidir. Teklif isteme yazısı ve siparişte mal veya hizmetin kapsamı, miktarı, fiyatı, teslim yeri ve zamanı açık olmalıdır. Garanti, kurulum veya satış sonrası hizmet bekleniyorsa bunlar yazılı kayda bağlanır. Dosyadaki belgeler birlikte değerlendirildiğinde anlaşmanın konusu anlaşılabilmelidir.
Sözleşmenin zorunlu olduğu durumlar
KİK eğitim içeriklerine göre teslimi, sunumu veya yapımı belli bir süreyi gerektiren alımların sözleşmeye bağlanması zorunludur. Periyodik bakım, aylara yayılan danışmanlık, aşamalı teslimat veya belirli takvime bağlı yapım işi bu duruma örnek olabilir. Süre içinde ortaya çıkabilecek gecikme, eksik ifa ve ödeme koşulları sözleşmeyle yönetilir.
4734 sayılı Kanunun 22/c bendi kapsamında, mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyum ve standardizasyonun sağlanması için ilk alım yapılan kişiden gerçekleştirilen tamamlayıcı alımlarda da sözleşme imzalanır. Bu sözleşmenin süresi üç yılı aşamaz. 22/c gerekçesi teknik rapor ve ilk alımla bağlantıyı gösteren belgelerle ayrıca desteklenmelidir.
İsteğe bağlı sözleşme ne zaman yararlıdır?
Zorunluluk bulunmasa bile yüksek teknik risk, garanti, kurulum, eğitim, fikrî hak, gizlilik, kişisel veri, cezai şart veya satış sonrası destek içeren alımlarda sözleşme düzenlemek tarafların beklentilerini netleştirir. Özel üretim mallarda numune onayı, kalite toleransı ve kabul yöntemi sözleşmede açıklanabilir. Yapım ve hizmet işlerinde iş sağlığı, personel, saha ve sorumluluk hükümleri önem kazanır.
Sözleşme hazırlamak dosyayı otomatik olarak güvenli hale getirmez. Başka bir ihaleden kopyalanan ağır ve ilgisiz hükümler uyuşmazlık yaratabilir. Metin alımın büyüklüğü ve riskine uygun olmalı, doğrudan teminde teknik şartname ile çelişmemeli ve uygulanamayacak taahhütler içermemelidir. Hukuk ve mali hizmetler birimlerinin kurum şablonunu güncel tutması yararlıdır.
Doğrudan temin sözleşmesinde bulunabilecek hükümler
Tarafların adı ve yetkisi, sözleşmenin konusu, bedeli, KDV durumu, başlangıç ve bitiş tarihleri, teslim yeri, ödeme şartı ve iletişim bilgileri temel unsurlardır. Teknik şartname, teklif ve fiyat cetveli sözleşmenin eki yapılacaksa ekler açıkça sayılır. Belgeler arasında öncelik sırası belirlemek, çelişki halinde hangi metnin uygulanacağını gösterir.
İşin niteliğine göre teminat, garanti, kontrol ve kabul, gecikme, ayıp, cezai şart, mücbir sebep, fesih, devir, gizlilik, kişisel veri ve uyuşmazlık hükümleri eklenebilir. Süreli hizmetlerde raporlama ve hakediş dönemleri; mal alımlarında seri numarası, kurulum ve garanti başlangıcı; yapımda iş programı ve saha teslimi ayrıntılandırılır. Her yükümlülüğün nasıl ölçüleceği düşünülmelidir.
Damga vergisi ve karar pulu nasıl değerlendirilir?
Doğrudan temin yöntemi kullanılması tek başına her dosyada aynı damga vergisi sonucunu doğurmaz. İmzalanan kâğıdın hukukî niteliği, sözleşme değeri taşıyıp taşımadığı, tarafların imzası ve düzenlenen kararın içeriği 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu bakımından değerlendirilir. Sözleşme düzenlenmişse sözleşme damga vergisi; ihale kararı niteliğinde vergiyi doğuran bir kâğıt oluşturulmuşsa karar vergisi yönünden inceleme gerekebilir.
Oranlar ve istisnalar zamanla değişebileceği için eski dosyadaki oran yeni işleme kopyalanmamalıdır. Verginin kim tarafından, hangi matrah ve tarihte beyan edileceği sözleşmede açıklaştırılabilir; ancak tarafların kendi arasındaki yükümlülük paylaşımı vergi idaresine karşı kanuni sorumluluğu kendiliğinden değiştirmez. Mali hizmetler birimi ve güncel Gelir İdaresi kaynakları işlem öncesinde kontrol edilmelidir.
Doğrudan teminde teminat zorunlu mu?
Doğrudan teminde geçici veya kesin teminat alınması genel olarak zorunlu değildir. Bununla birlikte sözleşmeye bağlanan, avans verilen, özel üretim gerektiren veya ifası uzun süren işlerde idare riskle orantılı teminat isteyebilir. Teminatın türü, tutarı, geçerlilik süresi, iade ve gelir kaydetme şartları açık biçimde düzenlenmelidir.
Teminat talebi rekabeti gereksiz yere daraltmamalı ve alımın büyüklüğüyle orantılı olmalıdır. Çok düşük riskli küçük bir alımda ağır teminat şartı fiyatları yükseltebilir. Buna karşılık kritik ve uzun süreli işte hiçbir güvence almamak kamu hizmetini riske atabilir. Karar, otomatik şablona değil somut risk değerlendirmesine dayanmalıdır.
Teslim, muayene ve kabul düzeni
Doğrudan teminde muayene ve kabul komisyonunun kurulup kurulmayacağı ve yapısı; işlemin ihale usulü olmaması, alımın niteliği ve kurum düzeninin şartlarına göre değerlendirilir. Bununla birlikte teslim edilen mal veya hizmetin istenen özellikleri karşılayıp karşılamadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Basit alımda yetkili görevlinin teslim kaydı yeterli olabilir; teknik işte uzmanlardan oluşan komisyon kurulması uygun olabilir.
Sözleşmede muayene ve kabul komisyonu öngörülmüşse bu hükme uygun hareket edilir. Kabul ölçütleri teknik şartnameye dayanmalı, eksik veya ayıplı ifa halinde yapılacak işlem önceden belirlenmelidir. Tutanakta tarih, miktar, kontrol sonucu, varsa kusur ve düzeltme süresi gösterilir. Kabul yapılmadan yalnız faturaya dayanarak ödeme sürecine geçilmemelidir.
Ödeme, hakediş ve süre yönetimi
Süreli hizmet veya yapım işlerinde ödeme tek seferde ya da gerçekleşen dönemlere göre yapılabilir. Hakediş yöntemi kullanılacaksa ölçüm, rapor, onay ve kesintiler sözleşmede tanımlanır. Doğrudan teminde iş artışı, avans, fiyat farkı veya ek iş gündeme gelebilecekse bunların kanuni dayanağı ve şartları başlangıçta değerlendirilmelidir. Doğrudan temin olması sınırsız kapsam değişikliğine izin vermez.
Takvimde işe başlama, ara teslim, kontrol, kabul, fatura ve ödeme tarihleri görünür olmalıdır. Gecikme halinde uygulanacak yaptırım ölçülü ve uygulanabilir şekilde yazılır. İdareden kaynaklanan gecikmeler ve mücbir sebep koşulları da düzenlenir. Sözleşme süresinin uzatılması gerekiyorsa yetki, gerekçe ve limit etkisi yeniden kontrol edilir.
Sözleşme ile diğer belgelerin tutarlılığı
Doğrudan temin onay belgesi, yaklaşık maliyet, teklif isteme yazısı, seçilen teklif, sözleşme, sipariş, kabul ve faturadaki iş adı, miktar, birim ve tutarlar birbiriyle uyumlu olmalıdır. Sözleşmeye son anda eklenen farklı teslim veya ödeme şartı, diğer firmaların teklif verirken bilmediği önemli bir avantaj yaratmamalıdır. Seçimden sonra esaslı kapsam değişikliği yapılmamalıdır.
İmza yetkilileri ticaret sicili, vekâlet veya kurum yetki düzeniyle doğrulanır. Eklerin her iki tarafça bilinen son sürümü saklanır. Elektronik imza kullanılıyorsa doğrulama bilgisi korunur. Değişiklik protokolü gerekiyorsa ilk metin silinmeden tarih ve gerekçesiyle arşivlenir. Belge versiyonlarının karışması uygulamada sık rastlanan uyuşmazlık nedenidir.
Sözleşme kararı için pratik kontrol listesi
Önce işin tek seferde mi yoksa belirli bir süre içinde mi tamamlanacağı belirlenir. Uygulanan 22’nci madde bendi, teknik risk, garanti, gizlilik, veri işleme, avans ve kabul ihtiyacı değerlendirilir. Sözleşme zorunluysa işlem buna göre planlanır; isteğe bağlıysa sözleşmenin sağlayacağı koruma ile idari yük karşılaştırılır. Vergi ve teminat etkileri mali birimle birlikte incelenir.
İmza öncesi metin ile teklif ve teknik ekler çapraz kontrol edilir. Tarafların yetkisi, bedel, tarih ve ekler tamamlanır. İfa sırasında teslim ve kabul kayıtları zamanında tutulur. MDT 360 sözleşmeye esas dosya ve belge verilerini düzenlemeye yardımcı olabilir; hukukî metnin uygunluğu, vergi hesabı ve imza yetkisi kurumun sorumlu birimlerince doğrulanmalıdır.
- İşin belirli süre gerektirip gerektirmediğini belirleyin
- 22/c kapsamında sözleşme ve üç yıllık süre kuralını kontrol edin
- Teknik şartname ile sözleşmeyi uyumlu hale getirin
- Damga vergisi ve karar vergisini güncel kurallarla değerlendirin
- Teminatı işin riskiyle orantılı belirleyin
- Teslim ve kabul ölçütlerini yazılı hale getirin
- İmza yetkisi ve belge eklerini doğrulayın
Sık sorulan sorular
Doğrudan teminde sözleşme yapmak zorunlu mu?
Her alımda zorunlu değildir. Teslimi, sunumu veya yapımı belli bir süre gerektiren alımlarda ve 22/c kapsamındaki tamamlayıcı alımlarda sözleşme zorunludur; diğer durumlarda idare risk ve ihtiyaca göre sözleşme yapabilir.
22/c doğrudan temin sözleşmesi kaç yıl olabilir?
Uyum ve standardizasyon amacıyla 22/c kapsamında yapılan sözleşmenin süresi üç yılı geçemez.
Doğrudan temin sözleşmesinde damga vergisi var mı?
İmzalanan kâğıdın niteliği ve güncel Damga Vergisi Kanunu hükümleri değerlendirilir. Sözleşme düzenlenmişse vergi yönünden inceleme gerekir; oran ve istisnalar işlem tarihinde mali birimce doğrulanmalıdır.
Doğrudan teminde teminat alınır mı?
Genel bir teminat zorunluluğu bulunmaz. İdare, özellikle süreli veya riskli işlerde sözleşme şartıyla orantılı teminat isteyebilir.
Doğrudan teminde muayene kabul komisyonu zorunlu mu?
Her alım için tek tip komisyon zorunluluğu bulunmayabilir; ancak teslimin teknik koşullara uygunluğu mutlaka kontrol edilir. Sözleşme veya kurum düzeni komisyon öngörüyorsa buna uyulur.
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.