EKAP doğrudan temin işlemleri, kamu alımlarında kayıt, duyuru, davet, elektronik fiyat teklifi ve sonuç bildirimi gibi adımların daha izlenebilir yürütülmesini sağlar. 1 Şubat 2024 tarihinde yürürlüğe giren Doğrudan Temin Yöntemiyle Yapılacak Alımlara İlişkin Tebliğ ile doğrudan teminlerde EKAP üzerinden e-fiyat teklifi alınması, duyuru yayımlanması ve alıma katılmak isteyen kişilere davet gönderilmesi için kapsamlı bir yapı oluşturuldu. KİK, 16 Temmuz 2026 tarihinde yenilenen doğrudan temin uygulamasını pilot idarelerin kullanımına açtı ve güncel ekran kılavuzlarını yayımladı.
Ekranların zaman içinde değişebilmesi nedeniyle bu rehber belirli bir düğmenin konumunu ezberletmek yerine doğru iş akışını açıklar. Başarılı bir EKAP kaydı, sisteme giriş yaptıktan sonra değil, ihtiyaç ve kalem verileri hazırlanırken başlar. İşin adı, mevzuat bendi, tarih, kalem, miktar, birim, OKAS bilgisi, teknik koşullar ve teklif yöntemi kurum dosyasıyla uyumlu olmalıdır. Güncel ekran adımları için her zaman EKAP Yardım Portalındaki son kılavuz kullanılmalıdır.
EKAP doğrudan temin uygulamasının kapsamı
EKAP üzerinden 4734 sayılı Kanunun 22’nci maddesine göre yapılacak doğrudan teminler ile ilgili düzenlemelerin izin verdiği istisna ve kapsam dışı alımlar için elektronik süreçler yürütülebilir. Sistem, alım öncesinde duyuru yapmaya, belirlenen kişilere davet göndermeye, e-fiyat teklifi almaya ve teklif verenlere sonuç bildirmeye imkân verir. Kullanılacak özellik, alımın türüne ve idarenin tercihi veya güncel yükümlülüğüne göre belirlenir.
Duyuru veya e-fiyat teklifi kullanılması, ihtiyacın doğru tanımlanması ve iç onayların tamamlanması gereğini ortadan kaldırmaz. EKAP resmî elektronik kayıt ortamıdır; yaklaşık maliyet cetveli, ödenek, onay, görevlendirme, teknik değerlendirme ve kabul gibi kurum içi işlemlerle birlikte düşünülmelidir. Hangi işlemlerin zorunlu olduğu alım tarihinde yürürlükteki tebliğ ve kılavuzdan doğrulanır.
Kayda başlamadan önce hazırlanacak bilgiler
İşin adı kısa fakat ayırt edici olmalıdır. Alım türü, uygulanacak 22’nci madde bendi, yaklaşık maliyet, bütçe bilgisi, tarih aralığı ve sorumlu birim önceden belirlenir. Kalemlerin açık adları, miktarları, ölçü birimleri ve uygun sınıflandırma kodları hazırlanır. Aynı verilerin doğrudan temin onay belgesi, teklif isteme yazısı ve EKAP kaydında farklı yazılması sonradan düzeltme ihtiyacı doğurur.
E-fiyat teklifi alınacaksa değerlendirme yönteminin toplam teklif mi yoksa kalem veya kısım bazında mı olacağı düşünülür. Teknik kriter aranıyorsa şartname veya benzeri belgeler tamamlanır. Doğrudan teminde sözleşme imzalanacak alımlarda sözleşme tasarısının sisteme yüklenmesi gerekebilir. Dosya adları açık seçilmeli, yüklenen belgenin son ve onaylı sürüm olduğu doğrulanmalıdır.
Doğrudan temin kayıt numarası oluşturma
İdare kullanıcısı yetkili rolüyle EKAP’a girdikten sonra doğrudan temin işlemleri içinde yeni kayıt başlatır. Sistem tarafından istenen temel bilgiler girildiğinde alım için benzersiz kayıt numarası oluşur. Bu numaranın kurumun fiziksel veya dijital dosya numarasıyla ilişkilendirilmesi, EKAP kaydı ile iç arşivin birlikte izlenmesini kolaylaştırır.
Kayıt sırasında yanlış bent, alım türü veya tarih seçilmesi daha sonraki ekranları ve raporlamayı etkileyebilir. Kaydetmeden önce onay belgesindeki bilgilerle karşılaştırma yapılmalıdır. Düzeltilen kayıtlarda değişiklik nedeni ve tarihinin kurum dosyasında görünür olması yararlıdır. Test amacıyla gerçek olmayan mükerrer kayıt açılmamalıdır.
Doğrudan temin duyurusu hazırlama
Duyuru, alımın daha geniş bir sağlayıcı kitlesi tarafından görülmesini sağlar. İşin konusu, kalemler, teslim şartları, son teklif zamanı, iletişim ve katılım koşulları anlaşılır biçimde yazılır. Teknik doküman veya teklif formu varsa duyuruya eklenir. Son tarih, firmaların dokümanı inceleyip gerçekçi teklif hazırlayabileceği makul süreyi sağlamalıdır.
Duyuru metninde yalnız kurum içi kısaltmalar kullanmak veya ihtiyacı “muhtelif malzeme” gibi belirsiz bırakmak nitelikli katılımı azaltır. İlan yayımlanmadan önce bağlantılar, ekler ve tarihler kontrol edilir. KİK’in önceki duyurularında doğrudan temin duyurusunun idarelerin takdirinde olduğu belirtilmiştir; güncel uygulamanın pilot veya zorunlu kapsamı ayrıca son kılavuzdan incelenmelidir.
Firmalara davet gönderme
Duyuruya ek olarak veya uygun süreçte belirlenen gerçek ve tüzel kişilere EKAP üzerinden davet gönderilebilir. Davet edilecek firmaların alım konusunda faaliyet göstermesi ve gerekli kapasiteye sahip olması beklenir. Sürekli aynı dar firma grubunun kullanılması yerine piyasa araştırmasıyla yeni sağlayıcılara ulaşılması rekabeti destekler.
Bütün davetliler aynı doküman ve son tarih bilgisine erişmelidir. Teknik açıklama veya düzeltme yapılırsa katılımcılara eş zamanlı bildirilir. Davetin gönderildiği, ulaştığı ve firmanın işlem durumu sistem kaydından takip edilir. EKAP kaydı bulunmayan kişilerin ilgili düzenlemeler kapsamında basitleştirilmiş kayıt imkânı bulunabilir; güncel katılım şartı kılavuzdan kontrol edilir.
EKAP e-fiyat teklifi nasıl işler?
E-fiyat teklifi, firmanın EKAP’a giriş yaptıktan sonra tanımlanan kalemler ve koşullar üzerinden elektronik teklif hazırlayıp son tarih ve saate kadar göndermesidir. Teklifin doğrulama yöntemi, değiştirilebilmesi ve son gönderim zamanı sistem kurallarına tabidir. İdare, firmaların fiyat gireceği birim ve miktarları hatasız tanımlamalıdır.
Teknik veya mesleki kriter aranıyorsa bunların açık belgelerle duyurulması gerekir. Fiyat alanları ile yüklenen teklif belgesi arasında fark bulunması halinde hangi kaydın esas alınacağı güncel mevzuat ve dokümanda belirlenmelidir. Süre dolmadan teklif içeriği yetkisiz kişilerce görülmemeli; kullanıcı hesapları ve e-imza araçları başkalarıyla paylaşılmamalıdır.
Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesi
Son teklif zamanı geçtikten sonra teklifler yetkili kullanıcılar tarafından sistemde görüntülenir ve alımın belirlenen yöntemine göre değerlendirilir. Önce teklifin istenen kalemleri, miktarı ve teknik koşulları karşılayıp karşılamadığı incelenir. Ardından KDV, teslim, garanti ve diğer mali unsurlar eşitlenerek fiyat karşılaştırması yapılır.
Yalnız en düşük toplamı seçmek yerine teknik uygunluk ve toplam maliyet birlikte değerlendirilir. Uygun bulunmayan teklifin nedeni somut olarak kaydedilir. Toplam veya kalem bazında seçim yöntemi süreç boyunca değiştirilmemelidir. Sistem çıktısı, görevlilerin mesleki değerlendirmesinin yerine geçmez; kararın gerekçesi kurum dosyasındaki tutanakla uyumlu olmalıdır.
Sonuç bildirimi ve kayıtların tamamlanması
Seçim ve gerekli onaylar tamamlandıktan sonra sonuç bilgileri EKAP’a kaydedilir ve sistem üzerinden teklif verenlere bildirim yapılabilir. Seçilen firma, sözleşme veya sipariş bedeli, işlem tarihi ve kalem sonuçları doğru girilmelidir. İptal veya sonuçlandırmama halinde gerçek gerekçe seçilmeli ve kurum içi kararla eşleştirilmelidir.
EKAP sonucu dosyanın son belgesi değildir. Sipariş veya sözleşme, teslim, muayene-kabul, fatura ve ödeme aşamaları kurumun mali ve arşiv düzenine göre tamamlanır. Sonuç ekranı veya doğrulama kaydı saklanır. Kayıt numarası bütün ilgili belgelerde kullanılırsa denetimde elektronik süreçten ödeme dosyasına geçiş kolaylaşır.
OKAS kodu ve kalem şablonu hazırlığı
Doğru kalem adı ve sınıflandırma kodu, duyurunun ilgili firmalar tarafından bulunmasını ve kurum raporlarının anlamlı olmasını destekler. Çok genel veya yanlış OKAS seçimi, alımın ilgisiz sonuçlarda görünmesine yol açabilir. Kalem adındaki günlük ifade ile resmî sınıflandırma açıklaması birlikte değerlendirilmelidir.
Çok kalemli alımlarda veriyi önce tablo halinde düzenlemek hata riskini azaltır. Ad, miktar, birim ve kod sütunları ortak biçimde hazırlanır; mükerrer veya boş satırlar kontrol edilir. MDT 360’ın akıllı OKAS arama ve EKAP kalem şablonu özellikleri hazırlığı hızlandırabilir. Son kod seçimi ve EKAP’a aktarılan verinin doğruluğu kullanıcı tarafından kontrol edilmelidir.
Güvenlik, yetki ve güncel kılavuz kontrolü
EKAP kullanıcı yetkileri görevle sınırlı tutulmalı, ayrılan personelin erişimi kapatılmalı ve ortak hesap kullanılmamalıdır. E-imza, doğrulama kodu ve parolalar kişiye özeldir. Şüpheli ekler güvenli ortamda incelenmeli, firma ve teklif bilgileri yetkisiz kişilerle paylaşılmamalıdır. İşlem geçmişi kurumsal denetimin parçasıdır.
EKAP ekranları ve zorunlu alanlar güncellenebilir. Bu nedenle bu rehberle birlikte EKAP Yardım Portalındaki en yeni “Doğrudan Temin Duyuru Ekranı” ve “e-Fiyat Teklifi” kılavuzları kullanılmalıdır. Kurum pilot uygulamaya dahilse özel bildirimler ayrıca izlenir. Ekran görüntüsü veya eski eğitim videosu, güncel resmî kılavuzun yerine geçmez.
- İç onay ve kalem verilerini önce tamamlayın
- Doğru madde bendi ve alım türünü seçin
- Kayıt numarasını kurum dosyasıyla ilişkilendirin
- Duyuru ve davette bütün firmalara aynı bilgiyi verin
- Teknik uygunluğu fiyat değerlendirmesinden önce kontrol edin
- Sonuç, teslim ve ödeme kayıtlarını birlikte arşivleyin
- Her işlemde son EKAP kılavuzunu açın
Sık sorulan sorular
Doğrudan temin işlemleri EKAP’a kaydedilir mi?
Doğrudan temin kayıt ve sonuç işlemleri güncel KİK düzenlemeleri çerçevesinde EKAP üzerinden yürütülür. Alım tarihindeki zorunlu alanlar ve kapsam son kılavuzdan kontrol edilmelidir.
EKAP üzerinden doğrudan temin duyurusu yapılabilir mi?
Evet. EKAP üzerinden duyuru yayımlanabilir, dokümanlara erişim sağlanabilir ve uygun süreçte firmalara davet gönderilebilir.
EKAP e-fiyat teklifi nedir?
Firmaların tanımlanan doğrudan temin alımı için fiyatlarını EKAP üzerinden elektronik olarak hazırlayıp son tarih ve saate kadar göndermesidir.
EKAP kaydı kurum içi dosyanın yerine geçer mi?
Hayır. Onay, teknik kapsam, fiyat değerlendirmesi, sözleşme veya sipariş, teslim, kabul ve ödeme belgeleri kurumun resmî dosya düzeninde ayrıca tamamlanır.
EKAP doğrudan temin ekranı 2026 yılında değişti mi?
KİK, yenilenen doğrudan temin uygulamasını 16 Temmuz 2026 tarihinde pilot idarelerin kullanımına açtı ve aynı tarihte yeni kılavuzlar yayımladı. Güncel ekran için Yardım Portalı izlenmelidir.
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.