Piyasa Fiyat Araştırması Nasıl Yapılır? Excel Tutanak Örneği

Piyasa fiyat araştırma tutanağı örneği Excel indir

İndirilebilir dosyada idare ve iş bilgileri, görevlendirme onayına ilişkin alan, 11 malzeme kalemi ve üç firma için tutarlar bulunur. Kurum, tarih, işin adı, miktarlar ve fiyatları kendi alımınıza göre düzenleyin; görevli bilgileri ve imzaları kurumunuzun belge düzenine göre tamamlayın.

Web kopyasında, başka bir çalışma kitabına bağlı hücreler mevcut değerleriyle bağımsız hale getirilmiştir. Firma toplamlarını hesaplayan SUM formülleri korunmuştur. Fiyat girişi yaptığınızda toplamlar yeniden hesaplanır.

11 kalemlik piyasa fiyat araştırması tutanağı örneği

Aşağıdaki tablo indirilebilir Excel örneğindeki değerleri gösterir. Firma sütunları birim fiyat değil, ilgili miktarın kalem toplamıdır; bu tutarları miktarla yeniden çarpmayın. Genel toplamlar sırasıyla 121.250,00; 133.050,00 ve 135.200,00’dır.

Dosyada KDV dahil/hariç bilgisi ayrıca belirtilmediğinden bu örnek üzerinden vergi durumu varsayılmamalıdır. Gerçek tutanakta para birimini, KDV durumunu, teslim ve diğer fiyat koşullarını açıkça belirtin. Örnek fiyatlar güncel rayiç olarak kullanılmamalıdır.

Piyasa fiyat araştırması nasıl yapılır?

Araştırma, yalnız farklı rakamları toplamakla tamamlanmaz. Teknik kapsamı eşitlemek, fiyat kaynaklarını doğrulamak ve seçimin nedenini yazmak gerekir. Doğrudan temin süreci içinde aşağıdaki adımları birlikte yürütün.

• İhtiyacı; mal veya hizmet adı, teknik özellikler, miktar ve birimle tanımlayın.
• Onay ve görevlendirme kayıtlarını oluşturun.
• Aday firmalara aynı kapsam ve fiyat koşullarını iletin.
• Teklifleri, kaynaklarını ve tarihlerini kayıt altına alın.
• Birim, para birimi, KDV, teslim ve geçerlilik koşullarını eşitleyin.
• Teknik uygunluğu ve karşılaştırma sonucunu gerekçesiyle değerlendirin.
• Tutanağı ve dayanak belgeleri dosyada birlikte saklayın.

Tutanakta firma sayısı nasıl değerlendirilir?

4734 sayılı Kanunun 22’nci maddesi her doğrudan temin için sabit üç teklif sayısı belirlemez. Araştırmanın piyasa yapısı ve ihtiyaca uygunluğu önemlidir; kurum içi yönerge, özel mevzuat veya finansman koşulları ek şart getirebilir.

Excel örneğinde üç firma sütunu bulunması genel bir mevzuat şartı anlamına gelmez. Teklif sayısı, tek başına araştırmanın yeterli veya rekabetçi olduğunu kanıtlamaz. Ayrıntılar için doğrudan teminde üç teklif rehberini inceleyin.

Piyasa fiyat araştırma tutanağı nasıl doldurulur?

Tutanakta idarenin adı, işin konusu, tarih, dosya veya onay bilgisi, araştırmayı yapan görevliler, kalemler ve fiyat kaynakları anlaşılır olmalıdır. Doğrudan temin onay belgesi ile tutanaktaki kapsam ve görevlendirme bilgilerini eşleştirin.

Teklifin birim fiyat mı, kalem toplamı mı olduğunu başlıkta belirtin. Malzeme adını teknik şartname ile karşılaştırın; paket, koli, adet ve süre farklarını ortak birime dönüştürün.

Sonuç bölümünde değerlendirmenin toplam teklif üzerinden mi, kalem bazında mı yapıldığını ve seçilen teklifin neden uygun bulunduğunu yazın. Görevli ad, unvan ve imzalarını kurumunuzun uyguladığı belge düzenine göre tamamlayın. Tutanak, dayanak tekliflerin yerine geçmez.

En düşük toplam teklif ile kalem bazında seçim aynı mı?

Örnek dosyada en düşük genel toplam Firma 1’dedir. Buna karşılık zımpara kaleminde Firma 3’ün tutarı daha düşüktür. Bu fark, toplam teklif değerlendirmesi ile kalem bazında karşılaştırmanın farklı sonuçlar doğurabileceğini gösterir.

Firma 1’in toplamının düşük olması tek başına alım kararı değildir. Teknik uygunluk, teslim ve diğer koşulların eşitliği kontrol edilmeli; kalem bazında veya toplam teklif değerlendirmesi için seçilen yöntem dosyada açıkça gösterilmelidir.

Telefonla veya internetten fiyat araştırması yapılabilir mi?

Telefonla edinilen fiyat, kapsam ve kaynağı doğrulanmadığında sonradan denetlenmesi güç bir bilgi olarak kalır. Fiyatı verenin kimliği, tarih, ürün, miktar, vergi ve teslim şartlarını kayıt altına alın; gerekli yazılı teyit ve dayanakları dosyada saklayın.

İnternet fiyatında satıcı, ürün özellikleri, paket içeriği, stok ve idareye uygulanabilir fiyat koşulları birlikte değerlendirilir. İnternetten piyasa fiyat araştırması rehberi ekran görüntüsü ve teklif ayrımını açıklar. Elektronik süreç için EKAP e-fiyat teklifi rehberini kullanabilirsiniz.

Piyasa fiyat araştırması ile yaklaşık maliyet arasındaki fark

Yaklaşık maliyet, ihtiyacın tahmini bedelini oluşturmaya; piyasa araştırması ve teklif değerlendirmesi ise araştırılan fiyatların karşılaştırılmasına ve alım kararının gerekçelendirilmesine hizmet eder. Hangi çalışma ve belgenin gerektiği, alımın türü ve uygulanacak kurallarla birlikte değerlendirilir.

Yaklaşık maliyet cetveli aracındaki aritmetik ortalama hesabı, en uygun teklifin otomatik seçimi değildir. İndirilebilir tutanaktaki firma genel toplamları da fiyat ortalaması değildir; her firmanın kalem tutarlarının toplamıdır. Yapım işlerinde fiyat araştırmasının özel hesaplama kuralları ayrıca dikkate alınmalıdır.

Hangi belgeler saklanır ve hangi hatalar önlenmeli?

Doğrudan temin evrakları listesiyle onay ve görevlendirme, teklif isteme, firma teklifleri, fiyat kaynakları, teknik değerlendirme, tutanak, teslim veya kabul ve ödeme kayıtlarını birlikte kontrol edin. Teklif mektubu örneği fiyat talebi ile firmanın teklifini ayırmaya yardımcı olur.

Aykırı veya teknik ihtiyacı karşılamayan fiyatı sessizce silmeyin; neden karşılaştırma dışında bırakıldığını açıklayın. Eski teklifleri güncel fiyat gibi kullanmayın. Belgelerin saklanması ve erişimi için kurumunuzun arşiv ve bilgi güvenliği kurallarını uygulayın.

• Birim fiyatı kalem toplamıyla karıştırmayın.
• KDV dahil ve hariç fiyatları aynı tabloda açıklamasız karşılaştırmayın.
• Farklı miktar, teslim veya teknik kapsamdaki teklifleri eşitlemeden sıralamayın.
• Üç sütun bulunduğu için araştırmanın tamamlandığını varsaymayın.
• Seçimin gerekçesini ve dayanak teklifleri tutanakla birlikte saklayın.