Piyasa fiyat araştırması, doğrudan temin sürecinin fiyat ve sağlayıcı seçimine temel olan bölümüdür. Araştırmanın kalitesi, kaç firmaya ulaşıldığından önce firmalara aynı ihtiyacın anlatılıp anlatılmadığına ve alınan bilgilerin doğrulanabilirliğine bağlıdır. Bir teklif nakliye ve kurulum dahilken diğerinin yalnız ürün bedelini göstermesi, rakamların görünüşte karşılaştırılmasına rağmen gerçekte farklı kapsamları temsil etmesine yol açar.
Bu rehber, piyasanın belirlenmesi, teklif isteme belgesinin hazırlanması, elektronik ve fiziksel fiyat kaynaklarının kullanılması, tekliflerin teknik ve mali açıdan değerlendirilmesi, piyasa araştırma tutanağının düzenlenmesi ve kayıtların saklanması konularını uygulama odaklı biçimde ele alır.
Araştırmaya başlamadan önce ihtiyacı eşitleyin
Piyasa araştırmasının ilk belgesi açık bir ihtiyaç tanımıdır. Her kalem için ürün veya hizmet adı, miktar, birim, temel teknik özellik, teslim yeri ve süre yazılır. Hizmet alımında çalışma kapsamı ve beklenen çıktı; yapım işinde imalat miktarı ve kalite standardı belirtilir. Aday firmalar aynı metni görmelidir. Telefonda farklı, e-postada farklı kapsam anlatılırsa gelen teklifler ortak zeminde değerlendirilemez.
Teklif isteme metninde fiyatın KDV hariç mi dahil mi verileceği, nakliye ve montajın fiyata dahil olup olmadığı, teklif geçerlilik süresi, ödeme koşulu ve son gönderim zamanı açıklanır. Marka belirtmek yerine performans veya teknik ihtiyacı tanımlamak rekabeti destekler. Zorunlu uyumluluk varsa gerekçesi dosyada bulunmalıdır.
Piyasa ve firma havuzunu belirleyin
Araştırılacak firmalar, alım konusu alanda gerçekten faaliyet gösteren ve ihtiyacı karşılayabilecek sağlayıcılardan seçilmelidir. Sürekli aynı sınırlı gruba teklif sormak piyasanın gerçek yapısını göstermeyebilir. Firma rehberi, geçmiş alımlar, üretici yetkili satıcı listeleri, meslek kuruluşları, EKAP doğrudan temin işlemleri kapsamındaki duyurular ve açık piyasa araştırmaları yeni seçeneklere ulaşmak için kullanılabilir.
Firma sayısı konusunda her alıma uyan tek bir sihirli rakam yoktur. Önemli olan araştırmanın piyasanın yapısına ve alımın değerine göre yeterli olmasıdır. Sınırlı sağlayıcı bulunan özel bir ürün ile çok sayıda satıcısı olan standart kırtasiye aynı şekilde araştırılmaz. Yanıt vermeyen firmalar ve iletişim tarihi de kaydedilebilir; bu kayıt araştırmanın fiilî kapsamını gösterir.
Fiyat toplama yöntemleri
Yazılı ve imzalı fiyat teklifi, kurumsal e-posta, üretici kataloğu, kamu tarifesi, doğrulanabilir internet fiyatı ve EKAP e-fiyat teklifi farklı veri kaynaklarıdır. Kaynak seçilirken fiyatın güncelliği, sağlayıcının kimliği ve teklif kapsamının doğrulanabilir olması aranır. Telefonla öğrenilen fiyat hızlı bir ön bilgi sağlayabilir; ancak kritik kararın yalnızca kayıt altına alınmayan sözlü bilgiye dayanması dosyanın izlenebilirliğini zayıflatır.
EKAP üzerinden piyasa fiyat araştırmasının kısmen veya tamamen elektronik yürütülmesi, duyuru ve davet oluşturulması ve e-fiyat teklifi alınması mümkündür. Kurum, güncel EKAP kılavuzunu izlemelidir. Elektronik kanalda alınan tekliflerde de kalem, birim, teslim ve vergi şartlarının doğru kurulması gerekir; teknoloji, yanlış tanımlanmış ihtiyacı kendiliğinden düzeltmez.
Teklifleri ortak zemine getirin
Teklifler geldiğinde önce şekli ve teknik kontrol yapılır. Firma bilgisi, tarih, geçerlilik süresi, kalemler, miktar, birim, KDV ve toplam kontrol edilir. Eksik veya belirsiz bir husus varsa bütünlüğü bozmadan açıklama istenebilir ve yazışma saklanır. Teknik ihtiyacı karşılamayan seçenek mali karşılaştırmaya alınmıyorsa nedeni açıkça belirtilir.
Para birimi farklı tekliflerde kullanılacak kur ve tarih kurumsal kurala göre belirlenir. Paket, koli veya saat gibi birimler ortak birime çevrilir. İskonto, vade, nakliye, kurulum ve garanti mali etkileri görünür hale getirilir. Böylece en düşük görünen rakamın gerçekte daha yüksek toplam maliyete sahip olması önlenir. Yaşam döngüsü maliyeti önemliyse bakım ve sarf giderleri de karar gerekçesinde değerlendirilir.
En düşük fiyat her zaman tek ölçüt değildir
Kamu kaynağının verimli kullanılması uygun kalite ve şartların makul bedelle elde edilmesini gerektirir. Teknik ihtiyacı karşılamayan, teslim tarihine uymayan veya zorunlu hizmetleri içermeyen teklif yalnızca ucuz olduğu için seçilmemelidir. Aynı şekilde daha yüksek teklif seçilecekse kalite, süre, garanti, uyumluluk veya toplam sahip olma maliyeti gibi somut nedenler yazılmalıdır.
Değerlendirme toplam teklif üzerinden yapılabileceği gibi alımın yapısına göre kalem bazında da yapılabilir. Kalem bazında seçim, teslim ve fatura sürecini karmaşıklaştırabileceğinden operasyonel etkisi baştan düşünülmelidir. Hangi yöntemin kullanıldığı teklif isteme ve değerlendirme belgelerinde tutarlı olmalıdır. Karar, sonradan okuyan bir kişinin anlayabileceği açıklıkta kurulmalıdır.
Piyasa fiyat araştırması tutanağı
Piyasa fiyat araştırması tutanağı, araştırılan firmaları veya kaynakları, teklif bedellerini, teknik uygunluk durumunu ve seçimin sonucunu özetler. Üst bölümde idare, işin adı, tarih ve dosya numarası; tabloda kalemler, miktarlar, firma fiyatları ve toplamlar; sonuç bölümünde uygun görülen teklif ile gerekçe yer alır. Görevlilerin ad, unvan ve imzaları kurumun belge düzenine göre tamamlanır.
Tutanak, ayrıntılı teklif belgelerinin yerine geçmez; onları anlaşılır bir karara bağlar. E-posta, teklif formu, katalog ekranı veya açıklama yazışması ek olarak dosyada tutulur. Rakam düzeltmesi yapıldıysa ilk kayıt silinmeden düzeltmenin nedeni ve tarihi gösterilir. Dijital sistemlerde değişiklik geçmişinin korunması bu açıdan faydalıdır.
Rekabet, etik ve veri güvenliği
Bütün adaylara eşit bilgi verilmesi, tekliflerin yetkisiz kişilerle paylaşılmaması ve çıkar çatışmasından kaçınılması araştırmanın güvenilirliği için temeldir. Bir firmanın teklifini diğerine göstererek fiyat düşürmeye çalışmak veya son teklif süresinden sonra seçici bilgi paylaşmak adil karşılaştırmayı bozar. Kurumun etik ve bilgi güvenliği kuralları her iletişim kanalında uygulanmalıdır.
Firma iletişim bilgileri ve kişisel veriler yalnızca gerekli amaçla kullanılmalı, erişim yetkisi sınırlandırılmalıdır. E-posta ekleri güvenli biçimde saklanmalı, zararlı dosya riski gözetilmeli ve resmî kayda aktarma yapılmalıdır. Teklif belgelerinin kişisel cihazlarda dağınık kalması hem arşiv hem de gizlilik riski doğurur.
Araştırmayı tamamlamadan önce son kontrol
Son kontrolde bütün firmalara aynı kapsamın gönderildiği, fiyatların aynı birim ve vergi tabanında olduğu, teknik uygunluğun belirlendiği, hesap toplamlarının doğru olduğu ve seçimin gerekçesinin yazıldığı doğrulanır. Yaklaşık maliyet cetveli ile piyasa sonucu arasında önemli fark varsa sebebi araştırılır. Teklif geçerlilik süresi dolmuşsa siparişten önce güncelleme gerekebilir.
Düzenli bir firma ve fiyat geçmişi sonraki araştırmaları hızlandırır; fakat eski teklif yeni piyasa araştırmasının yerine geçmez. MDT 360 firma rehberi, çok kalemli fiyat giriş tablosu ve karşılaştırma belgeleriyle veriyi düzenlemeye yardımcı olur. Araştırmanın yeterliliği, kaynağın doğruluğu ve nihai seçim yine görevlilerin mesleki değerlendirmesine dayanır.
Araştırma sonrasında seçilmeyen firmalara ilişkin kayıtlar da gelişigüzel silinmemelidir. Bu teklifler, karar tarihinde piyasada hangi alternatiflerin bulunduğunu gösterir. Bununla birlikte saklama süresi dolan kişisel ve ticari veriler kurum politikasına uygun biçimde imha edilmelidir. Süreç performansı ölçülürken yalnız tasarruf oranına odaklanmak yerine yanıt veren firma sayısı, teslim başarısı, iade veya uygunsuzluk durumu ve işlem süresi gibi göstergeler birlikte değerlendirilebilir. Bu veriler daha geniş ve güvenilir bir firma havuzu kurulmasına yardım eder.
- Aynı teklif isteme metnini kullanın
- Teklif kaynağı ve tarihini kaydedin
- Birim, KDV ve teslim koşulunu eşitleyin
- Teknik uygunsuzluğu gerekçelendirin
- Tutanak ve ekleri birlikte arşivleyin
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.