Bir doğrudan temin dosyası nasıl ilerler?
Sol menüdeki adımları yukarıdan aşağıya izleyin. Girdiğiniz bilgiler sonraki belgelere otomatik taşınır; aynı bilgiyi tekrar tekrar yazmanız gerekmez.
Yeni dosya
Alım türünü ve temel bilgileri belirleyin.
Genel bilgiler
Olur, bütçe ve süre bilgilerini tamamlayın.
Kalemler ve OKAS
Kalemleri girin, uygun OKAS kodlarını onaylayın.
Firma teklifleri
Teklifleri girin; hesaplamaları sisteme bırakın.
Komisyon
Görevli personeli seçin.
Belge merkezi
Belgeleri kontrol edin, yazdırın veya dışa aktarın.
Raporlama
Kurumun alım özetlerini inceleyin.
En kolay yöntem: Her bölümün altındaki “Sonraki” düğmesini kullanın. Böylece eksik adım bırakmadan ilerlersiniz.
Yeni doğrudan temin oluşturun
Doğrudan Teminler ekranındaki Yeni Doğrudan Temin düğmesiyle başlayın. Alım türünü, dosya numarasını ve işin kısa adını girin.
- Yeni Doğrudan Temin düğmesine basın.
- Mal, Hizmet, Yapım veya Danışmanlık türlerinden uygun olanı seçin.
- Dosya numarası ve alım konusunu kurumunuzdaki kullanımla aynı biçimde yazın.
- Dosyayı Oluştur ile çalışma alanını açın.
Olur, bütçe ve tarih bilgilerini tamamlayın
Genel Bilgiler bölümündeki alanlar onay belgesi ve diğer çıktılarda kullanılır. Resmî kaydınızdaki yazım biçimini koruyun.
Kontrol edin: Dosya durumu “Tamamlandı” yapıldığında kayıt düzenlemeye kapanır. Değişiklik gerekiyorsa durumu yeniden “Devam Ediyor” seçin.
Kalemleri tek tek girin veya Excel’den yapıştırın
Her kalem için anlaşılır bir ad, miktar ve birim yazın. Açıklayıcı kalem adları, OKAS önerilerinin doğruluğunu artırır.
Az sayıda kalem varsa
Satır ekleyip kalem adı, miktar ve birimi doğrudan yazın.
Çok sayıda kalem varsa
Excel’den Kalem Yapıştır ile listenizi topluca aktarın ve oluşan satırları gözden geçirin.
OKAS kodlarını doğru ve hızlı seçin
OKAS, alım kaleminin ortak satın alma sınıflandırmasındaki karşılığıdır. MDT 360 kalem adınızı analiz eder, olası kodları puanlayarak gösterir; son seçim her zaman sizin kontrolünüzdedir.
Kalem adını açık yazın
“Malzeme” gibi genel ifadeler yerine “A4 fotokopi kâğıdı, 80 gr” gibi ayırt edici bir ad kullanın.
Akıllı Bul’u çalıştırın
İlgili satırdaki Akıllı Bul düğmesine basın. Çok kalem varsa Tüm Kalemler İçin OKAS Bul seçeneğini kullanın.
Önerileri karşılaştırın
Adı, kodu, eşleşme gerekçesini ve güven yüzdesini birlikte inceleyin. En yüksek puan her durumda doğru seçim anlamına gelmeyebilir.
Doğru seçeneği onaylayın
Kaleminizi en doğru tarif eden satırdaki Onayla seçeneğine basın. Seçim kaleme kaydedilir.
Gerekirse manuel arayın
Sonuç uygun değilse OKAS adı veya kodu alanına en az iki karakter yazın. Ürün türü, kullanım amacı veya doğrudan kodla arayabilirsiniz.
Tamlık kontrolü yapın
Üstteki “hazır” sayısı toplam kalem sayısına eşit olmalıdır. Örneğin 12/12 OKAS hazır görmeden EKAP çıktısına geçmeyin.
Güven yüzdesi ne anlatır? Yazdığınız kalem adıyla OKAS açıklaması arasındaki metinsel uyumu gösterir. Nihai sınıflandırmayı alımın gerçek niteliğine göre kontrol edin.
Sonuç bulamazsanız: Kalem adını sadeleştirin, marka/model ifadelerini çıkarın ve ürünün genel adını yazarak yeniden arayın.
EKAP şablonundan önce son kontrol
Firmaları ve teklif fiyatlarını girin
Firma Rehberindeki kayıtları seçebilir veya yeni firma ekleyebilirsiniz. Birim fiyatları girdikçe toplamlar ve yaklaşık maliyet otomatik hesaplanır.
Değerlendirme biçimi: Dosyanızın yapısına göre toplam teklif veya kalem bazında değerlendirme seçin. Uygulama kazanan firma ve kalemleri bu seçime göre belgelere taşır.
Komisyon üyelerini Personel Rehberinden seçin
Ad, soyad ve unvan bilgilerini bir kez Personel Rehberine kaydedin. Sonraki dosyalarda hazır listeden seçerek yazım farklarını önleyin.
Komisyon başkanını seçin.
Asıl üyeleri ekleyin.
Unvanları ve görevleri doğrulayın.
Belgeleri önizleyin ve kurum arşivinize alın
Belge Merkezi, dosyanızdaki bilgilerden gerekli belgeleri hazırlar. Her belgeyi önce ekranda kontrol edin; ardından yazdırın veya dışa aktarın.
Arşiv sorumluluğu: Nihai belgeleri Belge Merkezi - Dışa Aktar alanından indirip kurumunuzun resmî arşivinde ve uygun yedekleme ortamında saklayın.
Raporları inceleyin, tamamlanan dosyaları arşivde bulun
Raporlama bölümünde dönem ve alım türüne göre özetleri izleyin. Doğrudan Teminler ekranında arama ve filtrelerle eski dosyalara hızla ulaşın.
İlk doğrudan temin dosyanızı oluşturun.
Hesabınıza giriş yapın veya kurumunuz için yeni hesap başvurusu oluşturun.