Doğrudan temin evrakları, alım kararının hangi ihtiyaca, hangi fiyat bilgisine ve hangi yetkiye dayandığını gösteren kayıtların bütünüdür. Her dosyada birebir aynı belgelerin bulunması gerekmez; alımın türü, 22’nci maddenin uygulanan bendi, işin süresi, sözleşme yapısı ve kurum içi düzenlemeler belge setini değiştirir. Bununla birlikte ihtiyaçtan ödemeye uzanan temel karar zinciri dosyada izlenebilmelidir.
Bu rehber standart belge başlıklarını, belgelerin birbirini nasıl doğrulaması gerektiğini, tek kaynak ve 22/d alımlarındaki özel noktaları, elektronik kayıtları ve arşiv yaklaşımını açıklar. Listeyi kurumunuzun harcama belgeleri yönetmeliği, iç kontrol prosedürü ve güncel Kamu İhale Kurumu düzenlemeleriyle birlikte kullanın.
İhtiyaç talebi ve başlangıç kayıtları
Dosyanın ilk parçası, ihtiyacın nereden doğduğunu gösteren talep veya ihtiyaç raporudur. Talep sahibi birim alınacak mal, hizmet veya yapım işini; miktar, kullanım amacı, teslim yeri ve ihtiyaç tarihiyle açıklar. Stok kontrolü, teknik rapor, arıza tutanağı veya geçmiş tüketim bilgisi ihtiyacın gerekçesine göre eklenebilir. Böylece satın alma birimi yalnızca bir ürün adı değil, karşılanması gereken gerçek ihtiyacı görür.
Bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek ve varsa yatırım projesi bağlantısı başlangıçta doğrulanır. Yıl içindeki benzer alımların listesi, bölünme riskini değerlendirmeye yardımcı olabilir. Dosya numarası ve standart adlandırma ilk aşamada verilirse sonraki e-posta, teklif ve belgeler aynı kayıt altında toplanır.
Teknik belge ve kalem listesi
Doğrudan teminde teknik şartname her basit alımda aynı ayrıntıda gerekmeyebilir; ancak fiyat alınacak kapsam mutlaka yazılı olmalıdır. Kalem listesinde açık ad, miktar ve birim bulunur. Karmaşık ürünlerde performans değerleri, standartlar, garanti ve teslim şartları; hizmetlerde görev kapsamı, süre, yer ve çıktı; yapım işlerinde imalat tarifleri ve ölçüler eklenir.
Teknik metin rekabeti daraltan gereksiz marka veya model ifadelerinden kaçınmalıdır. Belirli bir sistemle uyum zorunluysa bu ihtiyaç gerekçelendirilir. Kalem adı ve birimi bütün belgelerde aynı kullanılmalıdır. Teklif istemede “paket”, yaklaşık maliyette “adet” ve faturada “kutu” gibi farklılıklar miktar ve fiyat kontrolünü zorlaştırır.
Yaklaşık maliyet ve dayanakları
Yaklaşık maliyet cetveli, alımın tahmini bedelini ve hesap yöntemini gösterir. Cetvelin yanında fiyat yazıları, kataloglar, kamu tarifeleri, geçmiş alım kayıtları veya kullanılan endeks gibi dayanaklar bulunur. Kaynakların tarih, KDV ve teslim şartı açık olmalıdır. Aykırı bir veri dışarıda bırakılmışsa kısa bir değerlendirme notu eklenmesi dosyayı güçlendirir.
Yaklaşık maliyet, uygulanacak doğrudan temin bendinin ve güncel parasal limitin değerlendirilmesinde kullanılıyorsa resmî limit tablosuna erişim tarihi veya dönem bilgisi kaydedilebilir. Tutar değişirse onay belgesi ve diğer belgelerdeki rakamlar da güncellenmelidir. Farklı toplamların aynı dosyada açıklamasız kalması yaygın kontrol sorunlarından biridir.
Onay belgesi ve görevlendirme
Doğrudan temin onay belgesi; idarenin adı, işin tanımı ve niteliği, yaklaşık maliyet, ödenek, uygulanacak madde bendi ve görevlendirilen kişiler gibi ana bilgileri toplar. Harcama yetkilisinin onayı işlem yetkisinin başlangıç kaydıdır. Onay tarihi, piyasa araştırması ve sipariş gibi sonraki işlemlerin kronolojisiyle uyumlu olmalıdır.
Piyasa araştırmasını yapacak kişi veya kişilerin görevlendirme bilgisi açık olmalıdır. Doğrudan teminde muayene ve kabul için ayrı görevlendirme gerekiyorsa kurum uygulamasına göre düzenlenir. İsim ve unvanların bütün belgelerde tutarlı yazılması, imza eksikliklerinin tamamlanması ve vekâlet durumlarının belgeye bağlanması önemlidir.
Teklif isteme, teklifler ve piyasa araştırma tutanağı
Teklif isteme belgesi firmalara verilen ortak koşulları gösterir. Teknik ek, kalem tablosu, son teklif zamanı, teslim, KDV ve fiyat geçerliliği burada açıklanır. Firmalardan gelen imzalı formlar, e-postalar veya EKAP e-fiyat teklifleri asıl kayıtları oluşturur. Yanıt vermeyen firmalara ilişkin iletişim kaydı da araştırmanın kapsamını açıklayabilir.
Piyasa fiyat araştırması tutanağı teklifleri özetler ve seçimi gerekçeye bağlar. Teknik açıdan uygun olmayan teklifin nedeni, toplam veya kalem bazında değerlendirme yöntemi ve seçilen sağlayıcı anlaşılır olmalıdır. Tutanak ile teklif eklerindeki fiyatlar aynı olmalı; elle aktarma hatalarına karşı toplamlar yeniden hesaplanmalıdır.
Tek kaynak ve özel durum belgeleri
22/a, 22/b veya 22/c kapsamında tek kaynaktan alım yapılacaksa yalnızca tek teklif bulunması yeterli gerekçe değildir. İhtiyacın neden sadece belirli kişi tarafından karşılanabildiği, özel hakkın niteliği veya mevcut sistemle uyum zorunluluğu ayrıntılı açıklanır. Kamu İhale Kurumunun ilgili standart formu ve alımın niteliğine göre yetki belgesi, patent, distribütörlük yazısı, teknik rapor veya piyasa araştırması gibi kanıtlar eklenir.
Taşınmaz kiralama, sağlık malzemesi, avukatlık veya diğer özel bentlerde farklı bilgi ve onaylar gerekebilir. Dosya şablonu seçilen bende göre uyarlanmalıdır. Önceki bir 22/d dosyasının belge listesini her özel alıma aynen uygulamak önemli evrakların atlanmasına yol açabilir.
Sipariş, sözleşme, teslim ve muayene kabul
Sipariş formu veya yazısı, seçilen teklifin kapsamını sağlayıcıya kesin biçimde bildirir. Süreli, karmaşık veya yükümlülük içeren işlerde sözleşme; teslim programı, garanti, cezai şart, fiyat farkı ve fesih gibi konuları düzenleyebilir. Sözleşmenin gerekli olup olmadığı ve mali yükümlülükleri alımın özelliğine göre değerlendirilir.
İrsaliye, teslim tutanağı, hizmet raporu, hakediş, muayene ve kabul belgesi gerçekleştirmenin kanıtıdır. Kabul kaydı, teknik şartname ve siparişteki ölçütlere dayanmalıdır. Eksik veya kusurlu teslim varsa durum, düzeltme ve yeni kontrol tarihi belgelenir. Garanti belgesi, kullanım kılavuzu, lisans veya seri numarası gibi teslimle alınması gereken ekler unutulmamalıdır.
Fatura, ödeme ve sonuç belgeleri
Fatura bilgileri seçilen teklif, sipariş ve kabul kaydıyla karşılaştırılır. Firma unvanı, vergi bilgisi, kalem, miktar, birim fiyat ve toplam tutar uyumlu olmalıdır. Doğrudan temin ödeme emri belgesi, vergi veya SGK sorguları, damga vergisi, taşınır işlem fişi ve kurumun mali düzenine göre gereken diğer belgeler dosyaya eklenir. Hangi belgelerin zorunlu olduğu somut alıma ve yürürlükteki mali mevzuata göre belirlenir.
EKAP sonuç kaydı veya elektronik bildirim gerekiyorsa tamamlandığını gösteren kayıt saklanır. E-fatura ve elektronik tekliflerin yalnız bağlantısını değil, kurumun arşiv politikasına uygun kalıcı kopyasını veya doğrulama bilgisini tutmak erişim sürekliliği sağlar.
Dijital arşiv ve son kontrol
Dijital dosyada belgeler işlem sırasına göre adlandırılabilir: talep, teknik kapsam, yaklaşık maliyet, onay, teklifler, tutanak, sipariş, kabul ve ödeme. Erişim yetkisi göreve göre sınırlandırılır, düzenli yedek alınır ve saklama süresi kurum arşiv planına göre uygulanır. Kişisel veriler ile firma bilgileri gereksiz yere herkese açık klasörlerde tutulmamalıdır.
Dosya kapatılmadan önce tarihler, tutarlar, kalemler, isimler ve imzalar çapraz kontrol edilir. MDT 360 Belge Merkezi aynı veriden teklif isteme, yaklaşık maliyet, piyasa araştırması, onay, kabul ve sipariş belgeleri üretmeye yardımcı olur. Kullanıcılar çıktıları kontrol etmeli, kurumun resmî arşivine aktarmalı ve uygulama dışındaki ek belgelerle birlikte saklamalıdır.
Belge bütünlüğü için son kontrolü işlemi hazırlayan kişiden farklı bir görevlinin yapması yararlı olabilir. Kontrol eden kişi yalnız boş alan aramaz; dosyanın kronolojisini, tutarların belgeler arasındaki uyumunu ve seçimin gerekçesini de inceler. Elektronik dosya dışa aktarılırken okunabilir dosya adları, standart klasör yapısı ve mümkünse bütünlük doğrulaması kullanılmalıdır. Basılı ve dijital nüshalar birlikte tutuluyorsa hangisinin resmî nüsha olduğu kurum arşiv düzeninde açıkça belirlenmelidir.
- İhtiyaç ve teknik kapsam
- Yaklaşık maliyet ve fiyat dayanakları
- Onay belgesi ve görevlendirme
- Teklifler ve piyasa araştırma tutanağı
- Sipariş veya sözleşme
- Teslim, muayene ve kabul
- Fatura, ödeme, EKAP sonucu ve arşiv
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.