“Doğrudan teminde 3 teklif zorunlu mu?” sorusu hem satın alma görevlilerinin hem de kamu kurumlarına fiyat veren firmaların sıkça araştırdığı bir konudur. Uygulamada üç teklif ifadesi güçlü bir alışkanlığa dönüşmüş olsa da 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, doğrudan teminin bütün hallerinde ve bütün alımlarda mutlaka üç yazılı teklif alınmasını öngören tek tip bir sayı kuralı koymaz. Kanunun temel yaklaşımı, harcama yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılması ve ihtiyacın uygun şartlarla karşılanmasıdır.
Sabit bir sayının her durum için kanuni zorunluluk olmaması, tek bir firmadan gelişigüzel fiyat almanın yeterli olduğu anlamına gelmez. Piyasanın genişliği, alımın tutarı, teknik özellikleri, sağlayıcı sayısı ve kurumun iç düzenlemeleri araştırmanın kapsamını belirler. Ticaret Bakanlığının güncel “100 Soruda Doğrudan Temin” rehberi, sağlıklı fiyat oluşumu için üç teklifin asgari uygulama olarak kabul edilmesini ve mümkünse daha geniş araştırma yapılmasını önerir. Bu rehber, kanuni çerçeve ile denetlenebilir iyi uygulamayı birbirinden ayırarak açıklar.
Mevzuatta doğrudan temin teklif sayısı
4734 sayılı Kanunun 22’nci maddesine göre doğrudan teminde ihale komisyonu kurma ve Kanunun 10’uncu maddesindeki yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmadan, görevlendirilen kişi veya kişiler piyasada fiyat araştırması yapabilir. Kanun metni, her doğrudan temin dosyasında mutlaka üç ayrı firmadan teklif alınacağına ilişkin genel bir sayı belirtmez. Önemli olan piyasa fiyatının makul ve doğrulanabilir biçimde araştırılmasıdır.
Bununla birlikte kurumların kendi satın alma yönergeleri, kalite sistemleri, mali kontrol düzenleri veya özel mevzuatı daha belirli kurallar getirebilir. Hibe programları ve özel bütçeli projelerde üç teklif şartı ayrıca düzenlenmiş olabilir. Bu nedenle yalnız 4734 sayılı Kanuna bakmak yeterli değildir; işlem öncesinde kurum içi düzenleme ve finansman kaynağının şartları da kontrol edilmelidir.
Neden uygulamada üç teklif aranıyor?
Üç farklı fiyat, tek veya iki veriye göre piyasanın seviyesini daha iyi görmeye yardımcı olur. Aşırı yüksek veya düşük bir teklif diğerleriyle karşılaştırıldığında fark edilebilir. Firmaların teslim, garanti ve ödeme koşulları yan yana getirilebilir. Bu nedenle üç teklif, pek çok kurumda fiyat araştırmasının yeterliliğini göstermek için pratik bir başlangıç noktası olarak kullanılır.
Ancak sayı tek başına kalite sağlamaz. Aynı kişiye bağlı firmalardan, faaliyeti bulunmayan işletmelerden veya farklı teknik kapsamlarla alınan üç belge gerçek rekabeti göstermez. Üç teklifin her biri aynı ihtiyaca cevap vermeli, güncel olmalı ve kaynağı doğrulanabilmelidir. Araştırmanın amacı dosyaya üç kâğıt koymak değil, piyasa koşullarına uygun karar vermektir.
Tek teklifle doğrudan temin yapılabilir mi?
Piyasada yalnız bir sağlayıcının bulunduğu, teknik uyumluluk veya özel hak nedeniyle seçeneğin sınırlı olduğu ya da makul araştırmaya rağmen yalnız bir geçerli teklif alınabildiği durumlar olabilir. Böyle bir dosyada teklif sayısının azlığı kendiliğinden işlemi geçersiz kılmaz; fakat neden daha fazla karşılaştırma yapılamadığı somut biçimde açıklanmalıdır. Seçilen 22’nci madde bendi ile fiilî durum birbiriyle uyumlu olmalıdır.
Teklif vermeyen firmalara gönderilen e-postalar, görüşme tarihleri, üretici veya yetkili satıcı listeleri, katalog fiyatları, internet araştırmaları ve teknik raporlar gerekçeyi destekleyebilir. “Başka firma bulunamadı” şeklindeki tek cümle yerine araştırmanın nerede, ne zaman ve nasıl yapıldığı gösterilmelidir. Tek kaynaktan doğrudan temin durumu varsa 22/a, 22/b veya 22/c kapsamındaki özel belgeler ayrıca değerlendirilir.
İki teklif alınması halinde nasıl değerlendirme yapılır?
İki geçerli teklif bulunduğunda öncelikle araştırmanın kapsamı kontrol edilir. Kaç firmaya ulaşıldığı, diğer firmaların neden yanıt vermediği ve açık kaynaklardan fiyat doğrulaması yapılıp yapılamadığı kaydedilir. Standart ve geniş piyasası olan bir ürün için yalnız iki firmaya ulaşmak yetersiz görülebilirken, dar bir teknik alanda iki gerçek sağlayıcının bulunması daha açıklanabilir bir durum olabilir.
Teklif sayısını artırmak amacıyla alımla ilgisi bulunmayan firmalardan biçimsel belge toplamak yerine, gerçek piyasa verisi aranmalıdır. Üretici tavsiye fiyatı, kamu tarifesi, güncel e-ticaret fiyatı veya önceki alım bedeli yardımcı veri olabilir; ancak her kaynağın teslim, garanti ve vergi koşulları eşitlenmelidir. Karar tutanağında kullanılan ek kaynaklar açıkça belirtilmelidir.
Bütün firmalara aynı teklif isteme metnini gönderin
Sağlıklı teklif karşılaştırması, açık ve ortak bir ihtiyaç tanımıyla başlar. Ürün veya hizmet adı, miktar, birim, temel teknik özellik, teslim yeri, süre, KDV durumu, nakliye ve montaj gibi unsurlar bütün adaylara aynı şekilde bildirilmelidir. Bir firmaya marka, diğerine performans ölçütü gönderildiğinde fiyatlar aynı ihtiyacı temsil etmeyebilir.
Teklif isteme belgesinde son gönderim tarihi, fiyatın geçerlilik süresi, ödeme koşulu ve varsa garanti beklentisi de yer alır. Sonradan açıklama yapılması gerekirse bilgi yalnız bir firmaya verilmemeli, araştırmaya katılanlara eşit biçimde aktarılmalıdır. Yazışmaların dosyada tutulması, hangi firmanın hangi koşulları gördüğünü kanıtlar.
Teklif alınabilecek güvenilir kaynaklar
İmzalı fiyat teklifi, kurumsal e-posta, EKAP doğrudan temin işlemlerindeki e-fiyat teklifi, üretici veya yetkili satıcı kataloğu, kamu kurumlarının tarifeleri ve doğrulanabilir çevrim içi fiyatlar piyasa fiyat araştırmasında kullanılabilecek kaynaklardır. Kaynak seçimi alımın niteliğine göre yapılır. İnternette görülen perakende fiyat, yüksek miktarlı ve özel teslim şartlı kurumsal alımı tek başına temsil etmeyebilir.
Telefonla alınan bilgi hızlı ön araştırma sağlayabilir; fakat kararın yalnız kayıtsız sözlü beyana dayanması izlenebilirliği zayıflatır. Görüşme notunda tarih, firma, görüşülen kişi, kapsam ve bildirilen fiyat kaydedilebilir, mümkünse yazılı teyit istenir. Elektronik tekliflerin dosya veya kalıcı kayıt olarak arşivlenmesi, bağlantının sonradan değişmesi riskini azaltır.
Yanıt vermeyen firmalar dosyada nasıl gösterilir?
Teklif istenen her firma cevap vermeyebilir. Bu durumda boş bir teklif formu üretmek veya cevap verilmiş gibi kayıt oluşturmak yerine gerçek iletişim süreci korunmalıdır. E-posta gönderim kaydı, teslim bilgisi, hatırlatma mesajı veya kısa görüşme notu, idarenin piyasaya ulaşma çabasını gösterir. Tutanakta “teklif vermedi” veya “süresinde yanıtlamadı” gibi açık bir ifade kullanılabilir.
Sürekli yanıt vermeyen firmalar nedeniyle araştırma daralıyorsa firma havuzu geliştirilmelidir. Meslek kuruluşları, üretici listeleri, EKAP duyuruları ve geçmişte çalışılmayan yeni sağlayıcılar araştırılabilir. Aynı üç firmaya her alımda biçimsel olarak yazı göndermek, rekabetin genişletildiğini kanıtlamaz. Yanıt oranı kurumun satın alma performansı için ayrıca izlenebilir.
En düşük teklif her zaman seçilmek zorunda mı?
Karşılaştırmanın amacı teknik ihtiyacı uygun şartlarla karşılayan makul fiyatı belirlemektir. En düşük rakam teknik şartı karşılamıyorsa, teslim süresi ihtiyaca uymuyorsa veya zorunlu hizmetleri içermiyorsa uygun teklif kabul edilmeyebilir. Daha yüksek fiyatlı teklif seçildiğinde kalite, garanti, teslim, uyumluluk veya toplam sahip olma maliyeti gibi nedenler ölçülebilir biçimde yazılmalıdır.
Toplam teklif üzerinden veya kalem bazında değerlendirme yapılabilir. Kullanılan yöntem teklif isteme aşamasında belirlenmeli ve bütün firmalara aynı uygulanmalıdır. Kalem bazında birden fazla firmadan alım yapılması teslim ve fatura sürecini etkileyebilir. Tercihin yalnız sonuç tablosunda değil, gerekçe bölümünde de anlaşılır olması gerekir.
Denetlenebilir teklif dosyası nasıl hazırlanır?
Dosyada ihtiyaç tanımı, teklif isteme yazısı, teknik ekler, ulaşılan firmalar, gelen teklifler, yanıt vermeyenlere ilişkin kayıtlar, fiyat karşılaştırması ve seçim gerekçesi birlikte bulunmalıdır. Tekliflerin tarihleri, geçerlilik süreleri, KDV ve teslim şartları kontrol edilir. Birim fiyat ile toplamların matematiksel doğruluğu ayrıca incelenir.
Ticaret Bakanlığı rehberinde önerildiği gibi üç veya daha fazla gerçek teklif sağlıklı fiyat oluşumunu destekler. Bunun mümkün olmadığı dosyalarda araştırmanın sınırları dürüst ve somut biçimde açıklanır. MDT 360 firma rehberi ve teklif karşılaştırma tabloları veriyi düzenleyebilir; araştırmanın yeterliliğine ve uygun teklifin seçimine ilişkin mesleki sorumluluk görevlilere aittir.
- Kurum içi teklif sayısı kuralını kontrol edin
- Bütün firmalara aynı kapsamı gönderin
- Ulaşılan ve yanıt veren firmaları ayrı kaydedin
- KDV, birim ve teslim koşullarını eşitleyin
- Teknik uygunluğu fiyat karşılaştırmasından önce inceleyin
- Az teklif varsa nedeni ve ek fiyat kaynaklarını açıklayın
Sık sorulan sorular
Doğrudan teminde mutlaka 3 teklif alınması zorunlu mu?
4734 sayılı Kanun bütün doğrudan teminlerde sabit olarak üç teklif şartı koymaz. Ancak kurum içi düzenlemeler farklı olabilir ve sağlıklı piyasa araştırması için üç veya daha fazla gerçek teklif iyi uygulama olarak önerilir.
Tek firmadan teklif alınarak doğrudan temin yapılabilir mi?
Somut koşullarda mümkün olabilir; daha fazla teklif alınamamasının nedeni, yapılan piyasa araştırması ve seçilen mevzuat bendi dosyada açık ve doğrulanabilir biçimde gösterilmelidir.
Teklif istenen firma cevap vermezse ne yapılır?
Gönderim ve iletişim kaydı saklanır, tutanakta firmanın yanıt vermediği belirtilir ve mümkünse başka gerçek sağlayıcılara ulaşılır. Firma adına teklif belgesi üretilmez.
En düşük fiyatı veren firma seçilmek zorunda mı?
Teknik şartları karşılamayan veya zorunlu teslim ve hizmet koşullarını içermeyen teklif yalnız düşük olduğu için seçilmez. Farklı seçim yapılırsa gerekçesi somut biçimde yazılır.
İnternet fiyatı piyasa araştırmasında kullanılabilir mi?
Doğrulanabilir ve güncel internet fiyatları yardımcı kaynak olabilir. Miktar, teslim, garanti, KDV ve kurumsal alım koşullarıyla karşılaştırılabilirliği kontrol edilmelidir.
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.