Kalem bazında değerlendirmede her ürün veya tanımlı kısım kendi içinde karşılaştırılır; toplam teklif değerlendirmesinde ise belirlenen iş kapsamının bütününe verilen bedeller değerlendirilir. Bu iki yöntem aynı firmayı veya aynı toplamı vermek zorunda değildir. Yöntem, tekliflerin fiyatları görüldükten sonra rastgele değiştirilecek bir tercih olmamalıdır.
Doğrudan temin kısmi teklif sorusunu cevaplamak için ihtiyacın bölünebilirliği, teknik bütünlük ve firmalara bildirilen koşullar birlikte ele alınır. Aşağıdaki tablolar varsayımsal bir alımı gösterir. Amaç yalnız en küçük rakamı işaretlemek değil, seçilen yöntemin teslim ve belge süreciyle uyumunu açıklamaktır.
Toplam teklif ile kalem bazında teklif arasındaki fark
Toplam teklif yaklaşımında karşılaştırılan şey, aynı kapsamı eksiksiz karşılayan firma toplamlarıdır. Bir firmada eksik kalem varsa yalnız dolu satırların toplamını tam kapsamlı başka bir teklifle karşılaştırmak yanıltıcı olur. Firmanın teknik koşulları karşılayıp karşılamadığı, bedelden önce incelenir.
Kalem bazında yaklaşımda aynı ürünün uygun teklifleri karşılaştırılır ve farklı kalemler farklı firmalardan temin edilebilir. Bir sistemin parçalarının birlikte çalışması veya tek teslim sorumluluğu gibi teknik gerekçeler varsa bütünlük ayrıca değerlendirilir. Her çok kalemli ihtiyaç, yalnız satırları ayrılabildiği için kendiliğinden ayrı alıma uygun sayılmaz.
Üç firma ve üç kalemle örnek değerlendirme tablosu
Örnekte bütün tekliflerin aynı miktar, kalite ve teslim şartlarını karşıladığı; bedellerin KDV hariç olduğu varsayılmıştır. Tablodaki sayılar birim fiyat değil, ilgili kalemin istenen miktarına ait satır toplamıdır. Bu ayrım, adet sayısı farklı ürünlerin fiyatını yanlış yorumlamamak için önemlidir.
| Kalem | A firması | B firması | C firması |
|---|---|---|---|
| Fotokopi kâğıdı | 3.000 TL | 2.800 TL | 3.200 TL |
| Tükenmez kalem | 1.200 TL | 1.400 TL | 1.100 TL |
| Dosya | 800 TL | 900 TL | 700 TL |
| Toplam | 5.000 TL | 5.100 TL | 5.000 TL |
Aynı fiyatlar iki yöntemde nasıl sonuç verir?
Toplam teklif karşılaştırmasında A ve C firmaları 5.000 TL ile aynı toplamı verir. B firması 5.100 TL’dir. Eşit toplam karşısında keyfî seçim yapılmamalı; alım koşulları, teknik uygunluk, teslim ve varsa önceden açıklanan diğer ölçütlerle gerekçe oluşturulmalıdır. Bu örnek, tek bir toplamın bütün değerlendirmeyi otomatik bitirmediğini gösterir.
Kalem bazında değerlendirmenin uygun ve önceden bildirilmiş olduğu varsayımında kâğıt B’den 2.800 TL, kalem C’den 1.100 TL, dosya C’den 700 TL olur. Toplam 4.600 TL’dir. Ancak iki firmadan teslim alma, ayrı kargo veya asgari sipariş koşulları varsa bunlar karşılaştırmaya yansıtılır. 400 TL farkın her gerçek dosyada aynı tasarrufu sağlayacağı söylenemez.
Kısmi teklif ile limit için alımı bölmek aynı mı?
Kısmi teklif, teklif ve değerlendirme kapsamının nasıl kurulacağıyla ilgilidir. Bir ihtiyacı doğrudan temin limitinin altında tutmak için farklı sipariş veya faturalar oluşturmak ise başka bir hukuki sorudur. Kalem bazında seçim yapılması ihtiyacın bütünlüğüne ilişkin kontrolü ortadan kaldırmaz.
Ticaret Bakanlığının kaynakta verilen soru-cevap çalışmasında kısmi teklif ve kısmi alım ayrıca ele alınır. Bu uygulama değerlendirilirken 4734 sayılı Kanunun temel ilkeleri ve idarenin kendi ihtiyacı birlikte okunmalıdır. Aynı dosyada uygun bulunan kalemleri farklı firmalardan almak ile önceden bilinen toplu ihtiyacı limit amacıyla parçalamak birbirine karıştırılmamalıdır.
Yöntem teklif isteme belgesine nasıl yansıtılır?
Firmalara kalemlerin tamamı için mi yoksa belirli kalemler için mi fiyat verebilecekleri açıkça bildirilir. Boş bırakılan satırın teklif verilmediği anlamına mı geldiği, kurulum ve kargonun nasıl hesaplandığı netleştirilir. Kısım esaslı bir değerlendirme varsa hangi ürünlerin aynı kısma ait olduğu gösterilir.
Teklifler geldikten sonra bir firmanın bütünlük koşuluyla verdiği fiyatı satırlara ayırarak sadece ucuz kalemini sipariş etmek, firmanın teklif ettiği koşulla aynı olmayabilir. Gerekli açıklama veya yeni teklif alınırken süreç kayıt altına alınır; bütün firmalara uygulanan değerlendirme ölçütleri tutarlı kalır.
Seçimden teslim ve faturaya uzanan kayıt düzeni
Değerlendirme tablosunda seçilen kalemin firması, birim fiyatı, miktarı ve gerekçesi gösterilir. Sipariş verilen miktarlar bu tabloyla karşılaştırılır. Birden fazla firma seçilmişse her firmanın teslim ve faturası kendi kalemleriyle eşleştirilir; aynı kalemin iki kez sipariş edilmesi veya ödenmesi önlenir.
MDT 360’ın toplam veya kalem bazında teklif değerlendirme alanı bu karşılaştırmayı düzenlemeye yardımcı olur. Veri girişinden önce teknik uygun olmayan teklifleri belirlemek gerekir; yazılımın en düşük bedeli bulması hukuki ve teknik uygunluğu kanıtlamaz. Piyasa fiyat araştırması tutanağı, teklif ekleri ve son siparişler aynı yöntemi izlemelidir.
- Teklifler aynı teknik kapsam için mi?
- Değerlendirme yöntemi önceden açık mı?
- Eksik veya koşullu satırlar ayıklandı mı?
- Kargo ve ortak giderler aynı esasa getirildi mi?
- Seçim gerekçesi, sipariş ve faturalar birbirini izliyor mu?
Sık sorulan sorular
Doğrudan teminde farklı kalemler farklı firmalardan alınabilir mi?+
İhtiyacın niteliği ve bildirilen alım koşulları elveriyorsa kısmi alım değerlendirilebilir. Teknik bütünlük ve limit için bölme yasağı ayrıca kontrol edilir.
En düşük toplam veren firma her kalemde en ucuz mudur?+
Hayır. Firma toplamı ile tek tek kalem fiyatları farklı sonuçlar verebilir; örnek tabloda bu fark gösterilmiştir.
Kalem bazında değerlendirme alımı bölme yasağını kaldırır mı?+
Hayır. Teklif yöntemi ile ihtiyacın limit altında kalmak amacıyla bölünmesi farklı konulardır.
Resmî kaynaklar ve güncellik
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşlem tarihinde yürürlükte olan mevzuat ve kurumunuzun yetkili birimlerinin değerlendirmesi esas alınmalıdır.
Bilgilerinizi düzenli dosyalara ve belgelere dönüştürün.
MDT 360 ile kalem, teklif, yaklaşık maliyet, komisyon ve belge süreçlerini tek çalışma alanında yönetin.