Doğrudan Teminde TİF, VİF ve MYS İşlemleri: Taşınırdan Ödemeye Belge Akışı

TİF ve VİF hangi soruları cevaplar?

TİF, ilgili taşınırın kayıt işlemine ilişkin bilgileri içerir. Malın cinsi, miktarı, değeri ve ilgili kayıt bağlantısı bu süreçte önemlidir. VİF ise varlık işleminin ilgili mali süreçle ilişkilendirilmesinde kullanılan belgedir. İşlem türüne göre hangi kayıt ve belgenin düzenleneceği güncel taşınır ve muhasebe kurallarıyla belirlenir.

Her doğrudan temin işlemi taşınır alımı değildir. Bir hizmetin bedelini sırf doğrudan teminle yapıldığı için stok girişi gibi kaydetmek doğru olmaz. Mal alımlarında da taşınır işlem fişine ilişkin istisnalar bulunabildiği için ‘fatura varsa mutlaka aynı TİF işlemi yapılır’ şeklinde tek bir kural kullanılmamalıdır.

Mal alımı için temel belge akışı

Örnek senaryoda idare fotokopi kâğıdı satın almaktadır. İhtiyaç ve onay, fiyat araştırması ve seçim, sipariş, teslimin kontrolü, taşınır kaydı ve ödeme hazırlığı birbirine bağlanır. Aşağıdaki sıra açıklayıcı bir işlem haritasıdır; kurumun güncel iş akışını veya elektronik sistem onaylarını değiştiren bir talimat değildir.

Miktar ve birim farkı nerede ortaya çıkar?

Teklif 10 koli, fatura 50 paket, taşınır kaydı ise 10 paket gösterebilir. Her kolide beş paket bulunduğu açıkça belgelenmişse ilk iki sayı aynı ihtiyacı ifade eder; üçüncü kayıt ise gerçek teslimden farklı olabilir. Birim dönüşümünü açıklamadan yalnız miktar alanlarını eşitlemek de yanlış sonuç doğurabilir.

Satın alma birimi ile taşınır kayıt görevlisi paket içeriğini, teknik açıklamayı ve faturadaki birimi birlikte kontrol etmelidir. Teslim eksikse kayıt tam miktar üzerinden tamamlanmamalıdır. Kısmi teslimin nasıl belgeleneceği, kabul ve ödeme koşullarıyla birlikte ele alınır.

MYS’ye bağlı bilgilerde yapılacak kontroller

Mali yıl, harcama birimi, bütçe bağlantısı, alacaklı firma, fatura bilgisi ve tutar aynı dosyaya ait olmalıdır. Bir varlık kaydının başarıyla gönderilmiş görünmesi, yanlış kuruma veya yanlış harcama işlemine bağlanmadığını kanıtlamaz. Sistemler arası belge numaraları ve durum bilgileri ilgili ekranlarda karşılaştırılır.

Ödeme emri belgesi ekleri, giderin niteliği ve kurumun tabi olduğu düzenlemeye göre hazırlanır. Fatura ile kabul edilen malın bedeli, varsa kesinti ve vergi bilgileri birlikte incelenir. MYS’de işleme devam edilememesi halinde hata mesajını kaydedip kaynak kayıttaki alanı kontrol etmek, aynı işlemi tekrar tekrar oluşturmaktan daha sağlıklı bir yöntemdir.

TİF veya VİF hatasında düzeltme nasıl ele alınır?

Yanlış miktar veya belge bağlantısı fark edildiğinde önce kaydın hangi aşamada olduğu belirlenir. Taslak, onaylanmış, iletilmiş veya ödeme işlemine bağlanmış kayıtların düzeltme yetkileri aynı olmayabilir. Kayıt silme ya da yeni fiş oluşturma işlemi, taşınır ve mali süreçteki karşılığı görülmeden yapılmamalıdır.

Aynı faturayı ikinci kez sisteme almak mükerrer varlık veya ödeme riski yaratır. İlgili görevliler düzeltmenin nedenini, eski ve yeni belge numaralarını ve etkilenen işlemleri birlikte takip etmelidir. Yetki veya sistemsel bir sorun varsa kurumun yetkili destek kanalı kullanılmalıdır; başka bir kullanıcının hesabıyla işlem yapmak çözüm değildir.

Kaynaklar ve dosya kapanış kontrolü

2024’te yayımlanan yeni Taşınır Mal Yönetmeliği ile sonraki değişiklikler esas alınmalı; eski yönetmelik ve eski ekran eğitimleri otomatik olarak güncel kabul edilmemelidir. Kaynaklardaki MEB belgesi, belirli bir uygulama akışının örneğidir. Kurumun kendi yetki ve ekran düzeni ayrıca doğrulanır.

MDT 360 satın alma dosyasının kalem, teklif ve belge düzenine yardımcı olur; burada TKYS veya MYS’ye otomatik aktarım yapıldığı iddia edilmemektedir. Dosya kapanışında nihai faturayı, teslim ve kabul kayıtlarını, gerekli taşınır belgelerini ve ödeme bağlantısını aynı işlem altında erişilebilir tutun.

• Fatura ve teslim edilen mal aynı mı?
• Birim ve paket dönüşümleri açık mı?
• Kayıtlar doğru mali yıl ve harcama birimine bağlı mı?
• Gerekli TİF/VİF bağlantısı kontrol edildi mi?
• Mükerrer fatura veya varlık kaydı var mı?
• Düzeltme varsa eski ve yeni kayıt izlenebiliyor mu?